Учет и хранение в музее. Об утверждении инструкции по учету, хранению, использованию и списанию музейных предметов музейного фонда республики казахстан

Как обеспечить юридическую охрану музейных собраний. Учет музейных предметов - это важнейшее направление музейной деятельности, так как фонды любого музея нуждаются в физической и юридической сохранности.

Учет музейных фондов обеспечивает юридическую охрану музейных предметов и играет важную роль в их изучении и использовании.

Учетная документация в музее выполняет функции определения и регистрации музейных собраний, являющихся общенародным достоянием.

Она обеспечивает юридическую охрану музейных предметов и играет важную роль в их изучении и использовании.

↯ Внимание! Для скачивания доступны новые образцы: ,

Главное в материале

Учетная документация музея - это документация строгой отчетности, она обязательно ведется на бумажном носителе - как в печатном (акты приема и выдачи), так и в рукописном (книги поступлений, инвентарные книги) и предоставляется в подлиннике.

Учетная документация может дублироваться на электронных носителях, однако юридического статуса в таком виде она не имеет.

Основные документы государственного учета музейных фондов

Основными документами учета музейных фондов являются акты приема, акты выдачи, книги поступлений и инвентарные книги. Все сведения об учетной документации музея и правила ее оформления содержатся в Инструкции по учету и хранению музейных ценностей, находящихся в государственных музеях СССР (Глава III. Государственный учет музейных фондов) 1985 г.

✪ Как музею автоматизировать учет , читайте в Системе Культура.

Изменения и дополнения в данную инструкцию с тех пор не вносились. В 2008 г. был создан проект новой, более полной Инструкции по организации комплектования, учета, хранения, реставрации и использования музейных предметов и музейных коллекций Музейного фонда Российской Федерации, однако он так и остался проектом. На базе общей инструкции музей может разработать внутреннюю инструкцию.

Учетом музейных предметов и составлением учетной документации в музее занимается отдел (или сектор) учета. Правильность ведения учета контролируют заведующий отделом учета и главный хранитель музея.

Акты приема и выдачи - это первичные юридические документы учета (Раздел Инструкции по учету и хранению музейных ценностей, находящихся в государственных музеях СССР «Порядок приема и выдачи поступивших в музей предметов»). Любое движение музейных предметов, начиная с их поступления в музей, в обязательном порядке оформляется данными актами.

Передача музейных предметов, не оформленная актами, запрещена.

Акты составляются как для внутримузейного движения (например, для передачи предмета в реставрационные мастерские, если в музее они есть, или передачи от одного хранителя другому, передачи хранителю от куратора выставки), так и для передачи предмета на выставки в другие музеи, в реставрационные мастерские, на экспертизу и т. д.

Например, перед выдачей предметов из фонда «Осветительные приборы» на выставку в другой музей их необходимо было отреставрировать.

Был составлен акт внутренней передачи предметов от хранителя фонда «Осветительные приборы» художнику-реставратору, после чего предметы передали в реставрационную мастерскую, находящуюся в нашем музее.

Книги поступлений и инвентарные книги - учета музейных фондов (разделы Инструкции по учету и хранению музейных ценностей, находящихся в государственных музеях СССР «Регистрация новых поступлений» и «Научная инвентаризация музейных предметов»).

Цель книги поступлений - регистрация попавшего в музей предмета под определенным порядковым номером, краткое описание этого предмета, по которому его можно будет найти и опознать в случае утери или кражи.

Инвентарные книги: учет музейных фондов

Все предметы, поступившие в музей на постоянное хранение, после актирования и рассмотрения на заседании фондово-закупочной комиссии в течение месяца вносятся в книгу поступлений основного или вспомогательного фонда. Запись в книгу поступлений - первая ступень учета музейного предмета.

Цель книги поступлений - регистрация попавшего в музей предмета под определенным порядковым номером, краткое описание этого предмета, по которому его можно будет найти и опознать в случае утери или кражи. Номер книги поступлений сразу же проставляется на самом предмете и указывается в акте приема предмета в музей.

✫ Где следует страховать музейные предметы и что делать, если страховой случай наступил, узнайте в Системе Культура

Инвентарные книги заполняются в ходе инвентаризации - основной формы изучения, описания и научного определения музейных предметов.

Инвентаризации подлежат все музейные предметы, поступившие в постоянное пользование музея.

Музейные предметы разделяются по фондам в составе основного и записываются в инвентарную книгу определенного фонда. Каждая книга фонда имеет свой шифр (например, инвентарная книга фонда «Письменные источники» имеет шифр «ПИ», инвентарная книга фонда «Живопись» - «Ж» и т. д.).

До того как сделать запись в инвентарную книгу, сотрудник музея изучает предмет, описывает его, после чего вносит предмет в инвентарную книгу и присваивает ему инвентарный номер. Этот номер потом вносится в книгу поступлений в отдельную графу и проставляется на самом предмете.

Например, нашим музеем была закуплена коллекция миниатюр. Она была внесена в Книгу поступлений, и теперь ее изучает хранитель фондов «Графика» и «Живопись», подробно описывает предметы, изучает научную литературу, исследует историю предметов.

Как убедиться, что в музее надежная охрана , порядок действий в журнале «Справочник руководителя учреждения культуры»

Правила составления актов и заполнения книг

Акты приема и акты выдачи составляются на компьютере по определенному шаблону. В них указывается место составления акта, дата, от кого или кому, по чьему распоряжению, для какой цели и на какой срок принят или передан предмет.

В актах указываются принимаемые или выдаваемые предметы, им дается краткое описание, указывается размер, материал, техника, сохранность предмета, его монтировка (в раме или под стеклом), прежний номер предмета (если он поступил из другого музея) - в акте приема, шифр и номер по книге поступлений, а также номер научного инвентаря при выдаче.

При приеме предмета в постоянное пользование указывается также его цена, если он имеет оценку (был заказан или приобретен за плату).

Акты утверждаются директором музея, а в его отсутствие - лицом, его замещающим. После подписания и утверждения директором акты скрепляются печатью музея.

Акты составляются в нескольких экземплярах (не меньше трех). Первый экземпляр остается у главного хранителя или в отделе учета; второй - передается в отдел, которому предмет передан на хранение или из которого выдан (если хранение производится по отделам); третий - вручается под расписку лицу, сдавшему или принимающему предмет.

✔ Опись инвентарных книг и книг поступлений, скачать шаблон в Системе Культура.

Раздельно пронумерованные акты постоянного и временного хранения подшиваются в два разных дела актов приема или в два разных дела актов выдач в хронологическом порядке. В конце года акты нумеруются по страницам, шнуруются, опечатываются печатью и остаются на хранение в музее. Все акты подлежат регистрации в специальных книгах регистрации актов.

Книги поступлений и инвентарные книги музея должны быть до их заполнения пронумерованы, прошнурованы и опечатаны печатью вышестоящего учреждения, а также подписаны представителем этого учреждения.

Акты, книги поступлений и инвентарные книги музея должны заполняться разборчиво, четко, без помарок, подчисток и исправлений.

Исправления записей в этих документах допускаются лишь в крайних случаях. Если внести изменения необходимо, то это делается красной ручкой. Старые (зачеркнутые только одной чертой) и новые записи должны четко читаться. Об исправлениях делается соответствующая запись на той же странице.

Она заверяется директором и главным хранителем (зав. фондами), зав. отделом учета, материально ответственным лицом и скрепляется печатью музея.

Графы книги поступлений и инвентарной книги заполняются следующим образом:

• в графе «Описание предмета» - дается его наименование;
• размер предмета указывается в см (для прямоугольных предметов указывается высота и ширина, для круглых - диаметр, для объемных - высота, ширина и глубина);
• в графу «Сохранность» вносятся все имеющиеся дефекты (прорывы, трещины, сколы).

Ответственность за неправильное или неполное ведение учета регламентируется внутримузейной документацией, которая разрабатывается каждым музеем в отдельности с учетом его специфики: Положением о секторе учета и должностными инструкциями сотрудников данного отдела.

Как правило, вся ответственность за ведение учетной документации возлагается на заведующего сектором (отделом) учета, а степень ответственности других сотрудников устанавливается должностными инструкциями, правилами внутреннего трудового распорядка и трудовым договором.

Материал проверен экспертами Актион Культура

Страница 20 из 39

Учет музейных фондов

Учет музейных фондов является одним из основных направлений фондовой работы. Его цель состоит в юридической охране музейных фондов и прав музея на данные, полученные в результате изучения музейных предметов и коллекций. Учет фондов представляет собой непрерывный процесс, поскольку фонды музея постоянно пополняются; ведется контроль за движением предметов и за их состоянием. Порядок учета, хранения и научной обработки музейных предметов регулируется нормативными документами Министерства культуры.

В процессе учета музейных фондов составляется по установленным формам учетная документация. В ней содержатся данные об отдельных предметах и группах предметов, о порядке их поступления в музей и в различные фондовые подразделения. Большинство из документов имеют юридическую силу, подлежат регистрации ивечному хранению. Это акты приема, акты выдачи, книги поступлений, книги научной инвентаризации.

Государственный учет музейных фондов предусматривает два этапа, которые отражают степень изученности музейных предметов: первичная регистрация поступивших в музей предметов и инвентаризация, то есть научная регистрация музейных предметов.

Юридическое оформление принадлежности предметов музею и прав музея на эти предметы начинается с акта приема предметов на постоянное хранение. Этот документ составляется не менее чем в трех экземплярах, подписывается главным хранителем (заведующим фондами), лицом, хранившим предметы до решения фондово-закупочной комиссии; и лицом, принявшим их на материальное хранение. Акт утверждается директором музея и скрепляется печатью музея. Прием предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней, орденов и медалей, а также оружия определяется особыми нормативными документами.

Прежде чем поступить в соответствующее фондовое подразделение, предметы проходят первичную регистрацию, которая окончательно закрепляет их принадлежность данному музею. Они вносятся в книгу поступлений музейных предметов (основного фонда) или в книгу учета научно-вспомогательных материалов по форме, определенной инструкцией (см. Прил. № 3, 4, 5). В естественно-научных музеях сырьевые материалы регистрируются в книге учета сырьевых научных материалов .

Предметы, поступившие в музей на временное хранение, вносятся в книгу поступлений во временное пользование. Возвращаются они по акту, который составляется по распоряжению директора иподписывается главным хранителем, заведующим фондовым подразделением, хранившим предмет; и лицом, временно принявшим его на материально ответственное хранение.

Цель книг поступлений как государственного документа охранного порядка – зарегистрировать предмет под определенным номером и дать краткое его описание, исключающее подмену предмета, а в случае утери или кражи облегчающее его розыск. Порядковый номер по книге поступлений (КП), присвоенный данному предмету, одновременно проставляется в акте его приема в музей, а также на самом предмете вместе с шифром музея, например: ГИМ, КП – 112408. При одновременном поступлении большого количества однородных предметов (нумизматическая коллекция, фотоматериалы и др.) допускается их групповая запись в книге поступлений при наличии коллекционной или полевой описи. В этом случае количество поступивших предметов отражается в соответствующих порядковых номерах книги поступлений (например, КП – 1760–1870) или фиксируется дробными порядковыми номерами (например, КП – 1760/1 – ПО). Однако уникальные материалы всегда записываются индивидуально. Групповая запись предметов из драгоценных материалов и драгоценных камней также запрещается.

Таким образом, понятия единица учета и единица хранения, могут обозначать как отдельный музейный предмет, так и группу предметов (коллекцию, комплект), если они зарегистрированы в учетных документах под одним номером.

Регистрация в книге поступлений музейных предметов производится с учетом всех сведений, зафиксированных в актах приема и полевой документации. Описание предмета делается на основе результатов его атрибуции, полученных к моменту его первичной регистрации. Уникальные предметы в обязательном порядке фотографируются. В книге поступлений фиксируются также данные о времени, источнике, способе поступления предмета, его сохранности, стоимости (при покупке), сопроводительных документах. Проставляется номер акта, дата записи.

Книга поступлений, как документ охранного порядка, до заполнения оформляется соответствующим образом: листы пронумеровываются, прошнуровываются, книга подписывается и опечатывается печатью вышестоящей инстанции. Все записи делаются четко, разборчиво, без подчисток, а их исправление допускается лишь в крайних случаях, при этом старые и новые записи должны четко читаться. Незначительные исправления заверяются специальной записью в примечаниях книги за подписями директора и главного хранителя, заведующего отделом учета, хранителя предмета. Подписи скрепляются печатью музея. Все существенные исправления в книге поступлений (атрибуция, сохранность, размер, материал и т.п.) делаются только на основании специальных актов, подписанных директором или его заместителем по научной работе, главным хранителем, заведующим фондовым подразделением, и заверяются ответственным за первичный учет лицом.

Юридические документы первичного учета тщательно сохраняются; доступ к ним имеет ограниченный круг лиц. Между тем в информации, которуюони содержат, нуждаются не только сотрудники музея, но и исследователи из других учреждений. Поэтому уже на стадии первичного учета создается система картотек – карточных, а в последние годы и электронных. Особенно необходима учетная картотека, выполняющая информационную функцию книги поступлений. Составляющие ее карточки идентичны по содержанию записям в книге поступлений и расположены в порядке ее номеров. На временные поступления также составляется картотека, систематизированная по источникам поступления.

После регистрации в книгах поступлений предметы передаются в фондовые подразделения хранителям по актам на материально-ответственное хранение (см. Прил. № 6). При этом музейные предметы, в отличие от научно-вспомогательных материалов, проходят второй этап учета – инвентаризацию, которая представляет собой основную форму изучения, описания и научного определения предметов основного фонда. Осуществляется она при помощи книг научной инвентаризации – научных инвентарей. Будучи юридическими документами, они оформляются так же, как и книги поступлений.

Запись в научный инвентарь делается только по-предметно и в соответствии с установленной инструкцией формой (см. Прил. № 7, 8). Она основывается на дальнейшей, более глубокой работе специалиста по определению музейного предмета. В научном инвентаре дается точное наимено-вание предмета, его подробное описание с перечнем всех имеющихся клейм, монограмм, подпи-сей и надписей. Вносятся данные об авторе, месте и времени создания и бытования, истории пред-мета, касающихся его публикациях, материале и технике изготовления, размере и весе (для предметов из драгоценных металлов и камней), степени сохранности. В соответствующих графах указываются учетные обозначения, старые учетные обозначения (если они имеются), номера фотонегативов (если предмет сфотографирован), данные об источнике и способе поступления, цене и пр.

Музейные предметы при инвентаризации систематизируются в соответствии со структурой (строением) основного фонда. Поэтому каждое фондовое подразделение обычно имеет несколько научных инвентарей, в соответствии с принятой в нем классификацией по группам музейных предметов. Например, в подразделении изобразительных источников произведения живописи, графики, скульптуры будут вноситься в разные книги. Каждая из них имеет свое обозначение, которое позволяет определить принадлежность книги и заинвентаризованного в ней предмета к конкретному фондовому подразделению и группе, образованной внутри него. Принадлежность к подразделению изобразительных источников может обозначаться буквой И, а к группе скульптуры – буквой С.

Каждый предмет, записанный в научном инвентаре, получает свой номер, который проставляется на нем и в книге поступлений. Таким образом, музейный предмет в итоге обретает два номера: по книге поступлений и по научному инвентарю. Его полное учетное обозначение может выглядеть, например, так:

ГИМ-КП 1245

И-С 137

Проставляя учетное обозначение, важно не причинить ущерб внешнему виду предмета и вместе с тем нанести его так, чтобы оно было доступно дляобозрения хранителю и исследо-вателю, не осыпалось, не стиралось. Например, на металлических предметах оно проставляется эмалевой краской, а на керамических – масляной или тушью. Если учетное обозначение невозможно нанести на сам предмет, используют этикетки и бирки, которые пришивают, прибивают или подвешивают к предметам, проставляют на монтировке, на индивидуальной упаковке.

Предметы, составляющие комплект (сервизы, гарнитуры), вносятся в научный инвентарь под отдельными номерами, а их принадлежность к комплекту отмечается при описании. Атласы, альбомы рисунков и фотографий одного автора вносятся в научные инвентари под одним номером, при этом каждый лист получает дробный номер.

Предметы из драгоценных металлов и драгоценных камней записываются в инвентари только при наличии акта ювелирной экспертизы, удостоверяющей подлинность материала и точность веса. В специальных инвентарных книгах ведется их дополнительный учет, поэтому в отличие от других предметов они имеют не два, а три учетных номера.

Письменные источники учитываются по правилам, разработанными руководящими архивными органами. Учет ведется по архивным фондам, архивным коллекциям, единицам хранения. Описи архивных фондов в юридическом отношении приравниваются к книгам научной инвентаризации. Они включают перечень входящих в данный фонд единиц хранения. Перечень содержит заголовок и краткое описание содержания каждой единицы хранения.

Запись в научный инвентарь делается на основе предварительно составленной карточки научного описания предмета, графы которой должны соответствовать графам инвентаря (см. Прил. № 9). Заполняется она в процессе определения музейного предмета и фиксирует результат изучения всех основных его признаков. До занесения в научный инвентарь текст описания должен предварительно визироваться заведующим фондовым подразделением, заместителем директора по научной части или главным хранителем.

В процессе научного описания содержание карточки может дополняться, уточняться и даже меняться. При этом все изменения, вносимые в научный инвентарь, оформляются по тем же правилам, что и в книгах поступлений.

На основе карточек научного описания музейных предметов создается инвентарная картотека, выполняющая информационные функции книг инвентарного описания и служащая основой для научной каталогизации фондов. Для того чтобы быстро находить предметы, составляется топографическая картотека, а также топографическая опись, где фиксируется место хранения каждой единицы учета. В каждом фондовом подразделении создаются и картотеки на предметы научно-вспомогательного фонда.

Музейные фонды находятся в непрерывном движении, ведь предметы могут передаваться в другие музеи и учреждения как в постоянное пользование в порядке обмена или на безвозмездной основе, так и во временное пользование, например, для создания экспозиций или выставок. Еще более активно перемещаются предметы внутри музея. Они передаются во временное пользование другим отделам для экспозиционно-выставочной работы, для исследования, реставрации, фотокопирования. Все эти выдачи, так же как и факты хищения, утраты, разрушения предметов, оформляются соответствующим образом согласно инструкции. Выдачи на длительный срок внутри музея (в другие фондовые подразделения, в экспозицию) оформляются актом внутримузейной передачи и визируются главным хранителем (см. Прил. № 10). Предметы, передающиеся из фондовых подразделений в другие отделы музея, например, фотолабораторию, на короткий срок, могут регистрироваться в специальной книге с распиской принявшего лица.

Количество предметов в музейных фондах постоянно меняется: одни предметы выбывают из состава музейного собрания, другие пополняют его. Поэтому музей ежегодно составляет годовые отчеты о движении музейных фондов, где отражаются сведения о поступлениях, об общем количестве предметов, о внутримузейных и внемузейных временных выдачах и т.д. Для того чтобы убедиться в наличии реальных предметов за конкретными цифрами учетных документов, а также в том, что их сохранности не нанесен ущерб, проводится переучет фондов.

Переучет осуществляет специальная комиссия в составе не менее трех человек с обязательным участием хранителя данной коллекции. Каждый предмет, закрепленный за фондовым подразделением, сверяется с актом приема на материально-ответственное хранение, с записью в книге научной инвентаризации и в книге поступлений; проверяется и наличие документов, оформляющих отсутствие в фондах тех или иных предметов. По итогам работы комиссия составляет и подписывает акт сверки наличия музейных предметов с учетной документацией, который утверждает директор музея.

Важнейшие учетные документы, имеющие юридическую силу, регистрируются в специальных книгах и описях. Посторонним лицам они не выдаются и за пределы музея не выносятся. Все акты, инвентарные книги, книги временных и постоянных поступлений, книги и описи изделий из драгоценных материалов хранятся у ответственных лиц в несгораемых шкафах, в закрытом помещении, которое в нерабочее время пломбируется.

Наряду с термином «учетная документация» существует и более широкое понятие – «фондовая документация». Помимо учетных она включает документы, образующиеся в процессе физической охраны фондов, а также при их классификации и систематизации – классифика-ционные схемы, каталоги и указатели. Таким образом, система фондовой документации содержит и передает сведения как о самих фондах, так и о тех явлениях и процессах, которые документируют музейные предметы. Следовательно, она представляет собой информационную систему. Помимо собственно фондовой документации внее входят исследования отдельных предметов и их групп, опубликованные в виде монографий и статей, а также исследования вобласти профильных дисциплин, созданные на основе музейных предметов.

Фондовая информационная система используется при отборе предметов для экспонирования и составления этикетажа, она помогает интерпретировать предметы при подготовке экскурсий и лекций, а в процессе изучения музейных предметов позволяет проводить сравнительный анализ. Кроме того, она предоставляет данные, позволяющие выяснить состояние самих фондов, целесо-образность и направленность их пополнения. В фондовой информационной системе нуждаются не только сотрудники музея, но также исследователи других учреждений и представители разнообразных специальностей.

Создание фондовой информационной системы – работа сложная и непрерывная. В последнее десятилетие началась ее активная модификация с помощью компьютерных технологий, которые позволяют кардинально изменить сам процесс подготовки музейной документации. Наличие электронных носителей информации не избавляет музейных специалистов от оформления учетных документов на бумажных носителях, поскольку только они имеют юридическую силу. Однако автоматизация деятельности фондовых подразделений значительно снижает трудозатраты, уменьшает вероятность ошибок и позволяет оперативно вносить изменения в подготавливаемые документы.

Особенно широкие возможности компьютеризация открывает в области каталогизации музейного собрания. С ее помощью ведутся картотеки, включающие в себя сколь угодно подробные данные о предметах и необходимый справочный аппарат – индексы, ссылки, рубрикаторы. Она позволяет вести поиск информации по различным признакам – автору, инвентарному номеру, дате создания, по любой фразе или слову в описании, а получаемые по запросу сведения могут иметь как текстовую, так и графическую форму.

Обязаны ли музеи отражать за балансом стоимость предметов и коллекций, включенных в Музейный фонд РФ? Если да, то какой забалансовый счет для этого следует применять?

Несколько слов о Музейном фонде РФ.

Всоответствии со ст. 3 Федерального закона № 54-ФЗ под Музейным фондом РФ следует понимать совокупность подлежащих государственному учету и постоянно находящихся на территории РФ музейных предметов и музейных коллекций, гражданский оборот которых допускается с соблюдением ограничений, установленных данным законом.

Музейные предметы и музейные коллекции, включенные в состав Музейного фонда РФ, являются неотъемлемой частью культурного наследия народов РФ.

Согласно п. 2-4 Положения о Музейном фонде РФ, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 12.02.1998 № 179 (далее – Положение № 179), в состав государственной части фонда входят музейные предметы и музейные коллекции, которые:

• находились в федеральной собственности (собственности бывшего СССР и РСФСР) и в собственности субъектов РФ (автономных образований, краев и областей РСФСР) до принятия Федерального закона № 54-ФЗ независимо от источников поступления, а также приобретены за счет средств федерального бюджета (бюджетов бывшего СССР и РСФСР), бюджетов субъектов РФ и закреплены в оперативном управлении или переданы в пользование музеям и другим организациям независимо от формы собственности и ведомственной принадлежности;
• приобретены государственными музеями, иными государственными учреждениями за счет средств их учредителей, либо за счет собственных средств, либо посредством иной формы приобретения.

Музейные предметы и коллекции, приобретенные государственными музеями независимо от источника и формы приобретения, должны быть заявлены для включения в состав государственной части фонда в двухмесячный срок с момента их приобретения (п. 8 Положения № 179).

Включение музейных предметов и коллекций в состав фонда, а также их исключение из его состава производятся Минкультуры в установленном им порядке после проведения соответствующей экспертизы. Музейные предметы и коллекции считаются включенными в состав Музейного фонда РФ со дня их регистрации в государственном каталоге.

В соответствии с п. 13 Положения № 179 музеи, в оперативном управлении или пользовании которых находятся музейные предметы и коллекции, обязаны обеспечить их учет с использованием специальной учетной документации, позволяющей идентифицировать эти предметы и коллекции и содержащие сведения об их местонахождении, сохранности, форме использования и т. д.

Основными учетными документами являются главная инвентарная книга (книга поступлений) и другие инвентарные книги, акты приема музейных предметов и музейных коллекций на временное (постоянное) хранение, акты выдачи музейных предметов и музейных коллекций во временное пользование, акты списания музейных предметов и музейных коллекций (в случае исключения их из состава фонда).

Отражение музейных предметов и коллекций на балансе учреждения, в оперативном управлении или пользовании которого они находятся, не допускается.

Бухгалтерский учет музейных предметов и коллекций.

Основной документ, регламентирующий правила организации и ведения бухгалтерского учета в государственных (муниципальных) учреждениях, – это Инструкция № 157н.

До внесения изменений единственное упоминание о предметах музейного фонда содержалось в п. 51 указанной инструкции. В частности, этим пунктом установлено, что включение объекта имущества в состав государственной части Музейного фонда РФ является одним из оснований выбытия объекта основных средств с баланса.

Исходя из этого, приобретенный музейный предмет (коллекция) до момента его включения в состав государственной части признается объектом основных средств. По факту включения в Музейный фонд РФ данный объект списывается с баланса. При этом никаких положений о том, что одновременно со списанием музейных предметов с баланса они подлежат отражению за балансом ранее Инструкция № 157н не содержала.

Некоторые эксперты и авторы предлагали организовать забалансовый учет объектов, включенных в состав Музейного фонда РФ, в целях контроля за их сохранностью, но для этого учреждениям необходимо было ввести дополнительный забалансовый счет, не поименованный в Инструкции № 157н.

После внесения изменений в п. 332 Инструкции № 157н прямо установлена обязанность учреждений учитывать музейные предметы и коллекции, включенные в состав государственной части Музейного фонда РФ, за балансом.

Согласно обновленной редакции п. 333 Инструкции № 157н для учета объектов, которые в соответствии с законодательством РФ не подлежат отражению на балансе учреждения (в частности, музейные предметы и коллекции, включенные в состав государственной части Музейного фонда РФ), предназначен забалансовый счет «Имущество, полученное в пользование».

Напомним, что рассмотренные нововведения следовало применить уже при формировании показателей бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности за 2016 год. Иными словами, на сегодняшний день стоимость музейных предметов и коллекций, включенных в состав Музейного фонда РФ, ранее числящихся у музеев на дополнительном забалансовом счете или просто в инвентарных книгах, должна быть переведена на забалансовый счет .

Государственный музей (бюджетное учреждение) приобрел в антикварном салоне картину за счет средств целевой субсидии. Экспертная фондово-закупочная комиссия музея оценила стоимость предмета в сумме 33 000 руб. После регистрации в учетной документации музея приобретенный предмет выставлен в качестве экспоната. В течение двух месяцев музейный предмет был включен в состав Музейного фонда РФ.

Музейные коллекции и предметы, включенные в состав государственной части Музейного фонда РФ, относятся к особо ценному движимому имуществу бюджетных (автономных) учреждений (пп. «в» п. 4 Постановления Правительства РФ от 26.07.2010 № 538 «О порядке отнесения имущества автономного или бюджетного учреждения к категории особо ценного движимого имущества»). Исходя из этого, предметы, которые приобретаются для пополнения музейного фонда РФ, но еще не включены в него, по мнению автора, следует учитывать в составе основных средств – особо ценного движимого имущества.

В бухгалтерском учете отражена следующая корреспонденция счетов:

	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Отражено поступление картины в качестве основных средств (до момента включения его в состав музейного фонда РФ)	5 106 21 310	5 302 31 730
Оплачен договор на закупку картины	5 302 31 830	5 201 11 610 18 (244 КВР/ 310 КОСГУ)
Приняты вложения, осуществленные за счет целевой субсидии» по коду вида деятельности «4»	4 106 21 310	4 304 06 730
	5 304 06 830	5 106 21 310
Принят к учету в составе прочих основных средств музейный предмет до внесения записи в государственный каталог	4 101 28 310	4 106 21 310

Используя условия предыдущего примера, предположим, что приобретаемый музейный предмет на момент покупки уже был включен в состав Музейного фонда РФ. Об этом имелась соответствующая запись в государственном каталоге.

В данном случае приобретенный объект нельзя отражать на балансе музея. Учитывая это, расходы на его приобретение следует квалифицировать не как приобретение основных средств (статья 310 КОСГУ), а как оплату прочих услуг (статья 226 КОСГУ).

В данной ситуации операции отразятся следующим образом:

Музейные предметы и коллекции, включенные в состав Музейного фонда РФ, не отражаются на балансе музея, в оперативном управлении или пользовании которого они находятся. В бухгалтерском учете такие объекты можно отражать только за балансом. Принимая во внимание изменения, внесенные Приказом № 209н, теперь для учета указанных объектов музеям не нужно вводить дополнительный забалансовый счет.

Согласно обновленной редакции п. 333 Инструкции № 157н музейные предметы и коллекции, включенные в состав государственной части Музейного фонда РФ, следует отражать на забалансовом счете .

23.1. Музеи обязаны систематически проводить проверку наличия и состояния сохранности музейных предметов и музейных коллекций в целях установления соответствия их фактического наличия, идентифицирующих признаков и состояния сохранности с данными в основной учетной документации (далее – проверка наличия).

Проверка наличия может производиться как по всему объему хранящихся в фондах музейных предметов и музейных коллекций, так и по отдельным группам хранения в соответствии с шифрами инвентарных книг.

23.2. Проверка наличия осуществляется комиссией, образованной на основании приказа директора музея, в соответствии с планом-графиком, утвержденным директором музея и согласованным с учредителем.

В состав комиссии должно входить не менее 3-х человек с обязательным участием ответственного хранителя и сотрудника отдела учета.

23.3. План-график составляется с учетом следующих сроков проверки наличия и объема проверяемых фондов или групп хранения:

Для музеев с общим количеством фондов до 30 тысяч предметов – 1 раз в 3 года;

От 30 до 300 тысяч – 1 раз в 5 лет;

От 300 до 500 тысяч – 1 раз в 7 лет;

От 500 тысяч до 1 миллиона – 1 раз в10 лет;

Свыше 1 миллиона – 1 раз в 15 лет.

Проверка наличия предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней проводится в сроки, указанные в разделе 36 Правил.

23.4. В целях более эффективной организации работы по проверке наличия в каждом музее необходимо разработать и утвердить методику ее проведения, включая порядок подсчета музейных предметов и простановки в книгах учета специальных отметок о прохождении предметом проверки наличия.

23.5.Результаты проверки оформляются актом, который подписывается всеми членами комиссии, выносится на рассмотрение ЭФЗК, утверждается директором музея и регистрируется в специальной книге регистрации актов проверки наличия(приложение № 30).

К акту проверки наличия прилагаются следующие документы.

Таблицы, в которых зафиксированы данные о количестве музейных предметов, зарегистрированных в книгах учета(приложение № 30-1).

Таблицы составляются на основании подсчета предметов в каждом томе книги учета с обязательным приведением в соответствие количества зарегистрированных номеров количеству числящихся за ними предметов, в том числе, в суммарных номерах с дробными обозначениями.

В акте фиксируются сведения о предметах, исключенных из учетной документации в установленном и неустановленном порядке, дважды зарегистрированных предметах и предметах, исключенных ранее, но оказавшихся в наличии (приложения №№ 30-2, 30-3).

К списку предметов, не обнаруженных в ходе проверки наличия необходимо приложить все имеющиеся документы-обоснования в виде ксерокопий с оригиналов или заверенных копий (приложение № 30-4).

В случае кражи или хищения документами-обоснованиями являются письмо-информация о дате и обстоятельствах кражи, соответствующие внутримузейные приказы и объяснительные записки должностных лиц музея, результаты служебных расследований, справки органа внутренних дел о заведении, приостановлении или прекращении уголовного дела, иные документы и материалы, относящиеся к данному факту.

В случае произведенных ранее передач музейных предметовв другие музеи или организации без оформления соответствующих разрешительных документов прилагаются заверенные копии документов, на основании которых была произведена передача (приказ или распоряжение вышестоящей организации или директора музея, акт выдачи, подтверждение музея или организации о получении предмета и др.).

В случае подтверждения недостачи музейных предметов, выявленных в ходе ранее проводившихся проверок наличия, прилагаются заверенные копии актов этих проверок или выписки из них с приложением соответствующих листов списков предметов.

В случае выявления недостачи музейных предметов по неустановленным и документально не подтвержденным причинам прилагается объяснительная записка, подписанная главным хранителем, заведующим отдела учета и ответственным хранителем.

В список на несоответствия включаются только те предметы, в которых выявлены грубые (серьезные) несоответствия описания их фактическим параметрам и визуальным характеристикам или установлена подмена предметов (приложение № 30-5).

В ходе проверки наличия необходимо обратить внимание на предметы, находящиеся в неудовлетворительном состоянии сохранности в целях решения вопроса о принятии срочных мер по их консервации или реставрации, а также на предметы, ошибочно включенные в состав основного фонда музея и подлежащие переводу в научно-вспомогательный фонд (приложения №№ 30-6, 30-7).

Предложения об исключении музейных предметов из Музейного фонда Российской Федерации и учетной документации музея должны содержать аргументированные обоснования о целесообразности их исключения, подкрепляемые соответствующими документами-обоснованиями в виде экспертных заключений ЭФЗК и сторонних специалистов, уведомлений органов МВД о прекращении уголовного дела и т.п. (приложение № 30-8).

Все приложения к акту проверки подписываются членами комиссии и скрепляются печатью музея.

В зависимости от состояния учетной документации музея и результатов проверки в акте могут быть отражены другие позиции, не предусмотренные формой, указанной в приложении № 30.

23.6. Результаты проверки наличия представляются музеем на утверждение учредителю.

Музеи, находящиеся в ведении Российской академии наук, иных федеральных ведомств, субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления, направляют акты проверки наличия в Министерство культуры Российской Федерации в случаях:

Утраты музейных предметов (недостача);

Перевода предметов из основного в научно-вспомогательный фонд;

Исключения (списания) музейных предметов;

Установления подмены музейных предметов.

23.7. Общероссийская (тотальная) проверка наличия музейных предметов и музейных коллекций проводится Министерством культуры Российской Федерации через каждые 20 лет.

Музейные ценности требуют учета!

В России насчитывается более 1800 музеев. В их собраниях хранится почти 55 000 000 экспонатов. Свыше 250 музеев - это музеи художественного профиля с фондами произведений живописи, графики, скульптуры, народного, декоративно-прикладного и театрально-декорационного искусства, а также новейших видов искусства конца XX - начала XXI века и фотографий. Неудивительно, что у бухгалтеров возникает примерно столько же вопросов, сколько экспонатов в музеях.

В данной статье мы рассмотрим учет ценностей, входящих в Музейный фонд Российской Федерации. А в следующих номерах расскажем о бюджетном учете музейных предметов и экспонатов, не входящих в музейный фонд Российской Федерации.

Итак, учет ценностей, входящих в Музейный фонд Российской Федерации, осуществляется в соответствии с Законом от 26 мая 1996 г. N 54-ФЗ “О музейном фонде Российской Федерации и музеях в Российской Федерации“ (далее - Закон) и постановлением Правительства Российской Федерации от 12 февраля 1998 г. N 179 “Об утверждении Положений о Музейном фонде Российской Федерации, о Государственном каталоге музейного фонда Российской Федерации, о лицензировании деятельности музеев в Российской Федерации“ (далее - Положение).

Юридический аспект

В соответствии с Законом музейный фонд представляет собой совокупность постоянно находящихся на территории Российской Федерации музейных предметов и музейных коллекций, гражданский оборот которых допускается только с соблюдением определенных ограничений.

Включение музейных предметов и коллекций в состав Музейного фонда Российской Федерации производится федеральным органом исполнительной власти, на который возложено государственное регулирование в области культуры после проведения соответствующей экспертизы.

Музейные предметы и коллекции считаются включенными в состав Музейного фонда Российской Федерации со дня регистрации соответствующего факта в Государственном каталоге Музейного фонда Российской Федерации.

Художественные музеи, которым переданы в оперативное управление музейные предметы и коллекции, включенные в состав государственной части Музейного фонда Российской Федерации, обязаны обеспечить:

физическую сохранность и безопасность музейных предметов и коллекций;

ведение и сохранность учетной документации, связанной с музейными предметами и коллекциями;

использование музейных коллекций в научных, культурных, образовательных, творческо-производственных целях.

Про фонды

Собрания художественных музеев состоят из основного и научно-вспомогательного фондов.

К основному фонду относят произведения всех видов изобразительного, декоративно-прикладного, монументального искусства, коллекции археологии, нумизматики и др. в соответствии с профилем музея.

Из основного фонда может быть выделен обменный фонд, который состоит из музейных предметов, не отвечающих профилю музея, а также из лишних экземпляров (свыше пяти). Музейные предметы обменного фонда могут быть переданы с разрешения учредителя другим музеям в порядке обмена или безвозмездно. Музейные предметы обменного фонда при поступлении в музей регистрируются как предметы основного фонда, а их принадлежность к обменному фонду фиксируется в специальной карточке.

К научно-вспомогательному фонду относят различные воспроизведения (фотокопии, слепки, муляжи, макеты), карты, диаграммы, схемы, планы и др., разработанные или приобретенные в процессе комплектования, изучения и экспонирования музейных коллекций.

В отдельных случаях научно-вспомогательные материалы могут быть переведены в основной фонд (например, точные копии утраченных уникальных предметов).

Из научно-вспомогательного фонда также может быть выделен обменный фонд.

Отнесение предметов к определенному фонду производится фондозакупочной комиссией музея и оформляется протоколом, который утверждается директором и скрепляется печатью.

Учетные документы

Учет музейных предметов и коллекций представляет собой определение количества и состава музейных коллекций, регистрацию этого количества и состава в специальной учетной документации в целях идентификации музейных предметов и коллекций, организацию оптимального хранения, оперативного установления местонахождения, контроля за изменениями в составе и состоянием сохранности, научного изучения и эффективного использования.

Учет музейных предметов и коллекций осуществляется в специальной учетной документации, состоящей из основных и вспомогательных документов. К основным документам относятся:

акты приема и выдачи музейных предметов и музейных коллекций в постоянное и временное пользование,

главная инвентарная книга (книга поступлений),

инвентарная книга по видам предметов (коллекциям),

архивные описи (на правах инвентарных книг),

специальные инвентарные книги для учета предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней.

Основные учетные документы музеев являются документальной частью Государственного каталога Музейного фонда Российской Федерации.

К вспомогательным учетным документам относятся:

книга поступлений вспомогательного фонда,

книга учета фонда сырьевых материалов,

книга учета музейных предметов и музейных коллекций, принятых на временное хранение,

внутримузейные акты приема и выдачи,

паспорт музейного предмета, реставрационный паспорт, журналы регистрации всех видов актов приема и выдачи, журналы регистрации паспортов музейных предметов и реставрационных паспортов,

научно-справочные каталоги и картотеки, описи, журналы и т.п., используемые для получения оперативной информации о музейных предметах и музейных коллекциях.

Государственный учет

Согласно Положению, музейные предметы и коллекции, включенные в состав фонда, подлежат учету и хранению в соответствии с едиными правилами и условиями, определяемыми Инструкцией по учету и хранению музейных ценностей, утвержденной приказом Минкультуры СССР от 17 июля 1985 г. N 290 (далее - Инструкция).

Учет музейных предметов и коллекций осуществляется музеями, в оперативном управлении которых они находятся, с использованием специальной учетной документации, обеспечивающей возможность полной идентификации этих предметов и коллекций и содержащей сведения об их местонахождении, сохранности, форме использования и т.д.

В соответствии с пунктом 13 Положения отражение музейных предметов и коллекций на балансе юридического лица, в оперативном управлении которого они находятся, не допускается.

Государственный учет музейных фондов представляет собой определение и регистрацию музейных собраний, являющихся общенародным достоянием.

Музейные фонды подлежат строгому государственному учету, который обеспечивает их юридическую охрану и создает условия для изучения и рационального использования.

Государственный учет музейных фондов предусматривает две стадии:

первичную регистрацию и атрибуцию поступивших в музей предметов, имеющую целью их документальную охрану (актирование, краткую запись в книге поступлений);

инвентаризацию, то есть научную регистрацию музейных предметов (классификацию по типам источников, видам материалов, видам искусства, коллекциям, составление более развернутого и точного описания, уточнение атрибуции, запись в научный инвентарь).

Основными юридическими документами государственного учета музейных фондов являются акты приема и выдачи, книги поступлений и научный инвентарь. Для характеристики музейного предмета научный инвентарь - наиболее полный документ, фиксирующий его классификацию и результаты изучения.

Учет в музеях проводится в натуральных показателях (предметах, единицах хранения).

Внимание
Музейные предметы и музейные ценности, не входящие в Музейный фонд Российской Федерации, художественные ценности, предметы изобразительного и прикладного искусства учреждений подлежат учету в порядке, установленном Инструкцией по бюджетному учету, утвержденной приказом Минфина России от 10 февраля 2006 г. N 25н для при обретения основных средств.

Приобретение фондов

В Инструкции предусматривается поэтапное оформление новых поступлений в составе музейного собрания, а именно:

проведение документального учета новых поступлений до их рассмотрения фондозакупочной комиссией (ФЗК);

представление новых поступлений на рассмотрение ФЗК;

актирование и регистрация новых поступлений, постановка их на государственный учет (п. 86-94, 100 Инструкции).

Оформление приема и выдачи предметов производится немедленно по их поступлении и выдаче по соответствующим актам. Акты приема и выдачи являются первичными юридическими документами государственного учета музейных фондов. Хранение в музеях предметов, не оформленных актами приема, категорически запрещено.

На все новые поступления в собрание музея до их рассмотрения ФЗК составляется акт приема или квитанция на получение предметов от владельца на временное хранение с приложением описи (коллекционной или полевой) предметов. Такой порядок оформления новых поступлений распространяется на все формы комплектования фондов музея, включая экспедиционные сборы, закупки, оперативное комплектование на местах событий. В актах приема или выдачи точно указывается место составления акта, год, месяц, число, от кого (к выдаче - кому), по чьему распоряжению, для какой цели и на какой срок (если предмет принят или выдан временно для выставки, экспертизы и др.) принят или передан предмет. При этом предметы точно перечисляются один за другим по наименованию, дается краткая характеристика, указываются размер, материал, техника, отмечается сохранность предмета, монтировка (например, в раме, под стеклом), прежний номер предмета, если он поступил из другого музея.

Все поступающие в состав музейного собрания предметы (коллекции) обязательно рассматриваются ФЗК музея. Решение ФЗК о приеме предметов (коллекции) в состав музейного собрания оформляется протоколом, который утверждается директором музея. На основании данного решения составляется акт приема предметов на постоянное хранение. После утверждения указанного акта директором музея и в установленные ФЗК сроки проводится регистрация новых поступлений в Главной инвентарной книге основного фонда и Книге учета научно-вспомогательных материалов.

В акт приема, а также в прилагаемые к нему описи (коллекционную или полевую) могут быть внесены предметы как основного, так и научно-вспомогательного фондов. Но их первичная регистрация проводится раздельно по соответствующим книгам основного и научно-вспомогательного фондов.

На этапе актирования и регистрации предметов основного фонда осуществляются определение каждого предмета, его атрибуция, целью которой является составление общей характеристики предмета: его поискового образа, выявление и фиксация наиболее существенных отличительных признаков, выделяющих его из ряда других аналогичных предметов. На основании информации о предмете, выявленной в процессе его комплектования, определяются авторство, функциональное назначение и принадлежность предмета, место и дата создания, среда бытования (социальные, этнические и иные связи), подлинность, физические признаки (материал, техника, форма, размер, цвет и т.п.), источник и способ приобретения предмета музеем, степень физической сохранности на момент его регистрации в музее. Информация, собранная на стадии комплектования, во многом является решающей для определения музейного значения предмета, его дальнейшего исследования и использования. Результаты атрибуции каждого музейного предмета документируются (записываются, фиксируются) в акте приема, Главной инвентарной книге основного фонда и Книге учета научно-вспомогательных материалов. Именно на этом этапе предмет музейного значения приобретает статус музейного предмета и включается в состав музейного собрания.

Предметы основного и научно-вспомогательного фондов после их регистрации и шифровки (проставления учетных номеров) передаются в соответствующие музейные коллекции и научно-вспомогательный фонд на ответственное хранение согласно акту приема-передачи предметов. Акт подписывается лицом, ответственным за ведение учета музейных фондов (заведующим сектором или отделом учета), и ответственным хранителем соответствующей музейной коллекции или материалов научно-вспомогательного фонда, затем визируется главным хранителем и утверждается директором музея (в некоторых музеях - главным хранителем).

Все поступившие в фондохранилище (отдел фондов) музейные предметы и коллекции регистрируются в Книге учета поступлений фондохранилища (отдела фондов), форма которой определяется музеем. Запись новых поступлений проводится суммарно согласно акту приема-передачи предметов на ответственное хранение и прилагаемой к нему коллекционной описи. В книге ежегодно подводится итог поступивших в фонд (отдел) предметов.

Рассмотрим примеры отражения записей по приобретению музейных фондов в бюджетном учете.

1. Приобретение музейных предметов и музейных ценностей за счет бюджетного финансирования.

Сразу скажем: при приобретении музейных предметов следует применять статью экономической классификации расходов 226 “Прочие услуги“ (письмо Минфина России от 22 февраля 2006 г. N 02-14-10/372). Это обусловлено пунктом 13 Положения в связи с тем, что отражение музейных предметов и музейных ценностей на балансе музея не допускается.

Для учета суммы лимитов бюджетных обязательств на приобретение музейных ценностей делают следующие записи:

Дебет 1 501 05 226
“Получены лимиты бюджетных обязательств по расходам за счет прочих услуг“ Кредит 1 501 03 226
“Лимиты бюджетных обязательств получателей бюджетных средств по расходам за счет прочих услуг“
- получены лимиты бюджетных обязательств на приобретение музейных ценностей;

Дебет 1 501 03 226
“Лимиты бюджетных обязательств получателей бюджетных средств по расходам за счет прочих услуг“ Кредит 1 502 01 226 “Принятые бюджетные обязательства текущего года за счет прочих услуг“
- основание - договор на закупку и подготовленное на его основании платежное поручение
В бюджетном учете учреждения операция по приобретению музейных ценностей отражается так:

Дебет 1 401 01 226
“Расходы на прочие услуги“ Кредит 1 302 09 730

- отнесена на расходы стоимость покупки;

Дебет 1 302 09 830
“Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками по оплате прочих услуг“ Кредит 1 304 05 226 “Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по оплате прочих услуг“
- произведена оплата по договору поставки.

2. Приобретение музейных предметов и музейных ценностей за счет приносящей доход деятельности.

Дебет 2 401 01 226
“Расходы на прочие услуги“ Кредит 2 302 09 730
“Увеличение кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками по оплате прочих услуг“
- отражены расходы, связанные с приобретением музейных ценностей;

Дебет 2 302 09 830
“Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками по оплате прочих услуг“ Кредит 2 201 01 610 “Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов“
- произведена оплата по договору поставки;

Дебет 2 401 01 130
“Доходы от рыночных продаж готовой продукции, работ, услуг“ Кредит 2 401 01 226
“Расходы на прочие услуги“
- уменьшение доходов на сумму затрат по закупке (в соответствии с приказом об учетной политике - в конце отчетного периода (месяца, квартала)).

Реставрация

Расходы по реставрации музейных предметов и музейных коллекций следует относить на статью 226 “Прочие услуги“. В письме Минфина России от 22 февраля 2006 г. N 02-14-10/372 сформирован перечень затрат музея на реставрационные работы, который включает:

оказание услуг по реставрации произведений искусства, состоящих на балансе учреждения;

проведение технологических изысканий и исследований;

получение по результатам обследований заключений о состоянии конструкций и строительных материалов, по проведению ремонтно-реставрационных и консервационных работ;

Получение исходной разрешительной документации на ремонтно-реставрационные и консервационные работы;

разработку технического задания по проведению конкурса на проектирование ремонтно-реставрационных работ на объектах культурного наследия;

разработку эскизных проектов реставрации и консервации и их согласование;

разработку сметных расчетов по эскизным проектам реставрации и консервации и их согласование;

разработку и согласование рабочей проектно-сметной документации по реставрации и консервации, методическое руководство и авторский надзор при проведении ремонтно-реставрационных работ;

разработку чертежей, технологических карт, рекомендаций на производство работ по реставрации и консервации;

проведение экспертизы научно-проектной и проектно-сметной документации по реставрации и консервации;

разработку локальных смет на производство работ по реставрации и консервации;

разработку технического задания на проведение конкурса по выбору генерального подрядчика при проведении ремонтно-реставрационных и консервационных работ;

подготовку научно-реставрационных отчетов;

выполнение функций заказчика;

осуществление технического надзора над ремонтно-реставрационными и консервационными работами;

проведение экспертизы выполненных ремонтно-реставрационных и консервационных работ.

Временное хранение

Музей может принимать предметы или коллекции на временное хранение для выставок, реставрации, экспертизы или в других целях. На все принятые предметы составляется соответствующий акт.

Запрещается передача предметов, находящихся в музее на временном хранении, другим юридическим или частным лицам без согласия владельца данных предметов (п. 96 Инструкции).

Вся документация по приему предметов (коллекций) на временное хранение должна быть юридически оформлена и зарегистрирована в соответствующих учетных документах музея. Акт приема коллекции на временное хранение подписывается принимающей стороной - музеем и передающей стороной - владельцем предметов (коллекции) и утверждается директором музея и оттиском печати. Каждому акту приема присваивается порядковый номер (начиная с первого номера ежегодно). Акт составляется в трех экземплярах: два из них остаются в музее (в секторе учета и у ответственного хранителя), а третий передается владельцу (п. 94 Инструкции).

Запись предметов в акте приема на временное хранение проводится только попредметно с указанием основных атрибутивных данных и отличительных особенностей предмета, степени его сохранности. При большом составе поступающих предметов к акту прилагается коллекционная опись.

На основании утвержденного директором музея акта приема на временное хранение предметы регистрируются в Книге поступлений во временное пользование (п. 100 Инструкции и Приложение N 10 к ней). В конце каждого года акты приема и приложения к ним прошнуровывают в порядке восходящих номеров, нумеруют постранично и опечатывают печатью музея.

На предметах, поступивших в музей на временное хранение, при их регистрации в Книге поступлений во временное пользование проставляются порядковые учетные номера. Проставление номеров проводится с учетом их возможного снятия с предмета в случае возврата владельцу. Номера проставляются карандашом на подвесных ярлычках, монтировке или на индивидуальной упаковке предмета (конвертах, футлярах, коробках и т.п.).

Возврат музеем предметов, предоставленных на временное хранение, их владельцу проводится по распоряжению директора музея и оформляется актом выдачи, который подписывается главным хранителем, заведующим соответствующим отделом, материально ответственным лицом, на чьем хранении находились эти предметы (п. 97 Инструкции). После возвращения предметов владельцу они должны быть исключены из соответствующей учетной документации музея. Освободившиеся учетные номера повторно не используются.

Каждому музейному предмету основного фонда, предметам и материалам научно-вспомогательного фонда при их первичной регистрации присваивается учетный номер, который проставляется на предмете одновременно с записью в Главную инвентарную книгу и Книгу учета научно-вспомогательных материалов. Учетный номер соответствует порядковому номеру записи в первую графу указанных книг и проставляется непосредственно на самом предмете или, если это невозможно, на раме, футляре, этикетке, ярлычке, конверте и т.п.

Учетное обозначение наносится на предмет последовательно по мере проведения основных учетных операций, включая первичную регистрацию, научную инвентаризацию и спецучет (для предметов из драгметаллов и камней).

Методика проставления учетных обозначений на предметах разработана в пунктах 128-148 Инструкции. Нанесение учетных обозначений на предметы может проводиться с использованием штампов и от руки тушью, чернилами или пастой (черной, фиолетовой), графитовым карандашом (для графики), специальными фломастерами для стекла, металла, дерева и других материалов, а также краской (эмалевой или масляной) на крупной скульптуре.

Страхование

Если передающей на временное хранение стороной является другой музей, то прежде чем вывезти экспонаты, их страхуют (точно так же поступают и при транспортировке ценностей на выставку). Рассмотрим взаимоотношения учреждения со страховой компанией на примере федеральных учреждений. В соответствии с Приложением 2 к Закону от 19 декабря 2006 г. N 238-ФЗ “О федеральном бюджете на 2007 год“ доходы от возмещения ущерба при возникновении страховых случаев, когда выгодоприобретателями по договорам страхования выступают получатели средств федерального бюджета, относятся к неналоговым доходам и подлежат перечислению в федеральный бюджет в размере 100 процентов по коду доходов 1 16 23010 01 0000 140. Заметим, страховые выплаты, которые поступают федеральным учреждениям от страховых компаний в качестве возмещения ущерба в результате наступления страхового случая, подлежат зачислению на счета органов Федерального казначейства с отражением на лицевых счетах по учету средств, полученных от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности, открытых федеральным учреждениям в установленном порядке в органах Федерального казначейства.

Пример
Музей - федеральное учреждение, администратор поступлений в бюджеты заключило договор страхования картин при вывозе их на выставку Одна из картин была повреждена и подлежит реставрации, стоимость которой составит 100 000 руб. Страховая компания выплатила необходимую сумму
Дебет 2 205 10 560
“Увеличение дебиторской задолженности по прочим доходам“ Кредит 2 401 01 180
“Прочие доходы“
- 100000 руб. - начислена сумма дохода федерального бюджета в размере страховой выплаты по коду доходов 3 03 02010 01 0000 180 “Прочие безвозмездные поступления федеральным учреждениям“;

Дебет 2 201 01 510
“Поступления денежных средств учреждения на банковские счета“
Кредит 2 205 10 660
“Уменьшение дебиторской задолженности по прочим доходам“
- 100000 руб. - получена на внебюджетный счет страховая выплата;

Дебет 2 401 01 180
“Прочие доходы“ Кредит 2 201 01 610
“Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов“
- 100000 руб. - перечислены денежные средства в доход федерального бюджета по коду дохода 1 162301001 0000 140 “Доходы от возмещения ущерба при возникновении страховых случаев, когда выгодоприобретателями по договорам страхования выступают получатели средств федерального бюджета“;

Дебет 1 210 02 140
“Расчеты с органами, организующими исполнение бюджетов по поступившим в бюджет суммам принудительного изъятия“
Кредит 1 401 01 140
“Доходы от сумм принудительного изъятия“
- администратором поступления получена выписка о поступлении дохода в федеральный бюджет по коду дохода 1 162301001 0000 140.

Списание

Согласно статье 9 Закона исключение музейных предметов и коллекций из состава Музейного фонда Российской Федерации производится федеральным органом исполнительной власти, на который возложено государственное регулирование в области культуры в порядке, устанавливаемом Положением, после проведения соответствующей экспертизы.

Решение об исключении музейных предметов и коллекций из состава фонда может быть принято Министерством культуры Российской Федерации в следующих случаях:

утраты и разрушения музейных предметов и коллекций или обмена их на другие музейные предметы и коллекции;

ошибочности экспертного заключения о культурно-историческом значении, физическом состоянии и других особенностях указанных предметов и коллекций, на основании которого было принято решение об их включении в состав фонда;

принятия соответствующего судебного решения, вступившего в силу.

Музейные предметы и коллекции считаются исключенными из состава Музейного фонда РФ со дня регистрации соответствующего факта в Государственном каталоге Музейного фонда РФ.

Решение о списании материалов научно-вспомогательного фонда принимается директором музея. Порядок списания музейных предметов и материалов научно-вспомогательного фонда определяется руководством по списанию с учета пришедших в негодное (предельное) состояние или утраченных материальных и денежных средств.

В государственных музеях, которые не входят в состав Музейного фонда Российской Федерации, учет ценностей осуществляется в соответствии с Инструкцией по учету и хранению музейных ценностей, утвержденной приказом Минкультуры СССР от 17 июля 1985 года N 290 и Инструкцией по бюджетному учету, утвержденной приказом Минкультуры России от 10 февраля 2006 года N 25н (далее - Инструкция). Для начала хотелось бы перечислить музеи, для которых применима такая система учета ценностей:

исторические музеи. Это музеи исторических наук: археологические, этнографические, нумизматические, историко-революционные, военно-исторические, историко-экономические; музеи истории просвещения и образования;

художественные музеи, занимающиеся историей искусств и искусствоведением;

естественно-исторические музеи - это музеи, опирающиеся в своей деятельности на естественные науки. К ним относятся биологические, ботанические, зоологические, геологические, палеонтологические, минералогические, экологические, антропологические и другие;

технические музеи, связанные с техническими науками, производством: политехнические, технические, авиационные, автотранспортные; музеи связи, судостроения, горного дела, железнодорожного транспорта;

литературные музеи, посвященные развитию литературы, жизнедеятельно сти писателей (поэтов, критиков и др.);

комплексные музеи. Такие музеи сочетают в себе два или более основных профилей. Например, историко-художественные, историко-архитектурные. Наиболее распространенной формой является краеведческий музей, который включает в себя историческую и естественно-научную специализацию.

Музейные фонды

Совокупность музейных экспонатов составляет музейную коллекцию - основу всех музеев, как государственных, так частных и ведомственных.

Все музейные ценности, находящиеся в музеях, необходимо разделять в соответствии с их значением для науки и культуры в целом, а также для деятельности самого музея.

Главной задачей для любого музея является организация фондов. Целью фондовой работы является комплектование фондов музея для создания условий по хранению, исследованию, использованию и пополнению ценностей.

Фонды музеев целесообразно отнести к двум видам:

фонд музейных предметов (музейное собрание);

фонд научно-вспомогательных материалов, которые связаны с самими экспонатами.

Все музейные предметы можно разделить по следующим признакам:

хронологический признак. По нему группируются все предметы, относящиеся к одному тысячелетию, веку, году и т.д.;

географический признак. По месту создания предмета и по месту его бытования;

этническая принадлежность.

Характеристика этнографических музеев:

социальная принадлежность - материал группируется в рамках социально-экономических формаций;

именной признак, объединяющий определенные предметы, относящиеся к конкретному лицу.

Есть у музейных ценностей и две классификации:

предметная классификация, которая группирует предметы, родственные по значению или сюжету;

тематическая классификация музейных предметов - проводится в музеях исторического профиля на основе классификации исторических знаний и близка к структуре экспозиции.

Правила учета

Все предметы, поступившие в музей, подлежат строгому документальному учету.

Оформление приема и выдачи музейных экспонатов производится немедленно при их поступлении или выдаче по соответствующим формам актов, установленных Инструкцией по учету и хранению музейных фондов.

Бухгалтерский учет музейных предметов осуществляется в соответствии с Инструкцией по бюджетному учету.

Музейные экспонаты учитываются в составе основных средств в группе “Прочие основные средства“ на счете 0 101 09 000.

Бюджетный бухгалтерский учет поступления музейных ценностей осуществляется следующими бухгалтерскими записями:

Дебет 1 106 01 310

Кредит 1 302 19 730
“Увеличение кредиторской задолженности по приобретению основных средств“
- поступил в музей музейный экспонат;

Дебет 1 101 09 310

Кредит 1 106 01 410

- поступил на склад музейный экспонат;

Дебет 1 106 01 310
“Увеличение капитальных вложений в основные средства“
Кредит 1 101 09 310
“Увеличение стоимости прочих основных средств“
- передан в структурное подразделение музея для подготовки к экспозиции музейный экспонат (с изменением материально ответственного лица);

Дебет 1 101 09 310
“Увеличение стоимости прочих основных средств“
Кредит 1 302 09 730
“Увеличение кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками по оплате прочих услуг“
- отражена стоимость работ по доведению музейного экспоната до экспозиционного вида;

Дебет 1 101 09 310
“Увеличение стоимости прочих основных средств“
Кредит 1 106 01 410
“Уменьшение капитальных вложений в основные средства“
- передан экспонат после подготовки в экспозиционные залы с учетом стоимости работ по доведению музейного экспоната до экспозиционного вида.

Амортизация

На музейные ценности, состоящие на бухгалтерском учете, производится начисление амортизации.

Первоначальная, или восстановительная, стоимость музейных ценностей возмещается бухгалтерскими записями по начислению амортизации, производимого по отчетным периодам в течение всего срока их полезного использования.

Расчет суммы начисления амортизации производится линейным способом исходя из первоначальной (восстановительной) стоимости музейного экспоната и нормы амортизации, которая исчислена исходя из срока полезного использования.

В течение отчетного года амортизация начисляется ежемесячно в размере 1/12 годовой суммы.

Начисление амортизации в течение срока полезного использования музейного экспоната не приостанавливается, кроме случаев перевода его на консервацию на срок более трех месяцев, а также в период реставрации, продолжительность которого превышает 12 месяцев (пункт 3 статьи 256 НК).

Срок полезного использования музейного экспоната определяется при принятии его к бюджетному учету в соответствии с постановлением Правительства РФ от 1 января 2002 года N 1 “О классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы“.

На основании этого постановления музейные фонды входят в 7-ю группу, определяющую срок эксплуатации от 15 до 20 лет (код ОКОФ 190001000).

В соответствии с письмом Минфина России от 13 апреля 2005 года N 02-14-10а/721 “О начислении амортизации на объекты основных средств и нематериальных активов“ расчет суммы амортизации основных средств, входящих в первые девять амортизационных групп Классификации, осуществляется в соответствии с максимальными сроками полезного использования, установленного амортизационной группой.

Начисление амортизации на музейные экспонаты осуществляется на бюджетном счете 0 104 07 000 “Амортизация прочих основных средств“:

Дебет 1 401 01 271
“Расходы на амортизацию основных средств и нематериальных активов“
Кредит 1 104 07 410
“Уменьшение стоимости прочих основных средств за счет амортизации“.

Признаны текущие расходы в сумме амортизации музейных экспонатов, начисленные в отчетном периоде в рамках бюджетной деятельности.

Порядок списания

Основанием для списания и исключения музейных предметов из инвентарных книг музеев является приказ учредителя, в подчинении которого находится музей.

В случае разрушения, хищения предмета музеи должны возбудить ходатайство о его списании перед учредителем и приложить следующие документы:

заключение комиссии реставраторов и хранителей о состоянии предмета и невозможности его реставрировать;

акт, фиксирующий обстоятельства повреждения или хищения предмета;

документы об итогах сверки наличия с инвентарными книгами.

Также при хищении или серьезном повреждении предмета необходимо представить документы о мерах, принятых дирекцией музея для розыска или восстановления поврежденного предмета, сообщить о результатах предпринятых мер и о привлечении виновных лиц к ответственности в соответствии с установленным законодательством.

При исключении музейного предмета из инвентарной книги музея на основании приказа руководителя в графе “примечания“ в книге поступлений основного фонда и инвентарной книге делается специальная отметка с обязательной ссылкой на документ, содержащий разрешение на исключение предмета.

Отметка об исключении предмета из книги поступлений, инвентарной книги музея должна быть подписана директором музея и главным хранителем и скреплена печатью музея.

Списание музейных предметов и отражение указанной операции в бюджетном учете оформляется нижеприведенной записью только после согласования указанного списания с органами по управлению имуществом:

Дебет О 401 01 172
“Доходы от реализации активов“;

Дебет 0 104 07 410
“Уменьшение стоимости прочих основных средств за счет амортизации“
Кредит 0 101 09 410
“Уменьшение стоимости прочих основных средств“.