Использование корпоративной карты. Корпоративные карты в бухгалтерском учете: все, что нужно знать бухгалтеру фирмы Пополнение корпоративного счета проводки

Бухгалтерский учет оплаты товаров, работ или услуг с помощью корпоративной карты отличается от традиционного учета подотчетных сумм.

Бухгалтерский учет в компании ведется в соответствии с рабочим планом счетов. Он разрабатывается на основе типового Плана счетов, утвержденного приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н. Об этом говорится в пунктах 8 и 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 N 34н.

Специальный счет для учета денежных средств на корпоративной карте

Бухгалтерский учет всех операций по этому счету с применением корпоративных карт необходимо вести на синтетическом счете 55 "Специальные счета в банках".

Для более удобного учета операций по корпоративным картам к синтетическому счету открывают субсчет первого порядка "Специальный счет корпоративной карты". Но на этом детализация объекта учета не останавливается.

Особые случаи - особые субсчета

Несколько карточных счетов. Если открыто несколько карточных счетов (по каждой корпоративной карте), то субсчет открывается по каждому карточному счету.

Карточный счет один, пользователей несколько. Возможно, что к одному карточному счету оформлены несколько корпоративных карт. Их используют разные сотрудники, имеющие право осуществлять платежи в рамках общего платежного лимита. В этом случае имеет смысл открыть субсчета второго порядка в разрезе работников.

Записи в учетной политике

Рабочий план счетов является элементом учетной политики (п. 4 ПБУ 1/2008). В ней нужно описать и систему субсчетов, открытых к счету 55.

Рабочий план счетов, как правило, приводят в приложении к приказу об утверждении учетной политики. Образец такого приложения приведен на с. 94.

Образец. Рабочий план счет

Утверждаю: Приложение N 3

директор к приказу N 23 от 09.12.2013

Шмит И.Л. Шмит "Об учетной политике на 2014 год"

Рабочий план счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности ООО "Лунный камень"

		Наименование счета, субсчета	Статья затрат
1-й, 2-й знаки		Наименование счета, субсчета	Статья затрат


Раздел V		Денежные средства
50

		Кассовые операции в рублях
		Кассовые операции в валюте
		Денежные документы

51	Расчетные счета
		Расчетный счет в ОАО "Сбербанк России"
52	Валютные счета
		Валютные счета в ВТБ 24
55	Специальные счета в банках
		Специальные счета в банках
		Специальный счет корпоративной карты	Хозяйственные расходы. Командировочные расходы. Представительские расходы

Зачисление средств на корпоративную карту

При переводе денежных средств с расчетного счета на специальный карточный счет в бухгалтерском учете нужно сделать такую запись:

Перечислена сумма в рублях с основного расчетного счета компании на счет корпоративной карты.

Основанием для этой записи является платежное поручение и выписка с карточного счета, подтверждающая зачисление денег.

Списание средств с корпоративной карты тождественно их выдаче под отчет

На основании банковской выписки, содержащей информацию о реквизитах карты, бухгалтер делает запись по списанию денег. В данном случае списание - это выдача подотчетных сумм держателю карты: .

Работник должен отчитаться

Средства, списанные со специального счета компании в результате совершения операции с использованием корпоративной карты, считаются выданными под отчет работнику.

В срок, установленный положением об использовании корпоративных карт, работник должен представить авансовый отчет о расходовании денег с корпоративной карты.

На основании утвержденного авансового отчета бухгалтер спишет задолженность подотчетного лица, оприходует приобретенные им товарно-материальные ценности, отнесет на счета учета затрат суммы оплаченных командировочных или хозяйственных расходов: Дебет 10, 20, 26, 44, 60 Кредит 71.

Примечание . Подробнее о форме авансового отчета и его заполнении читайте на с. 84.

Пример 1. ООО "Лунный камень" направляет инженера Р.А. Озерова в командировку с 13 по 14 мая 2014 года. Работнику выдана корпоративная карта.

В период командировки сотрудник:

Решение. В бухгалтерском учете компании эти операции будут отражены следующим образом.

Зачисление денег на карту

При перечислении денег на специальный карточный счет (на корпоративную карту) 12 мая 2014 года бухгалтер компании сделает запись:

Дебет 55 субсчет "Специальный счет корпоративной карты" Кредит 51

50 000 руб. - отражена сумма, перечисленная с расчетного счета компании на карточный счет.

Списание средств с карты

В бухгалтерском учете на основании выписки из банка по специальному карточному счету делаем записи:

Дебет 71 Кредит 55 субсчет "Специальный счет корпоративной ка рты"

15 000 руб. - списаны средства со специального карточного счета под отчет Р.А. Озерову на оплату авиабилетов;

Дебет 71 Кредит 55 субсчет "Специальный счет корпоративной карты"

5600 руб. - списаны средства со специального карточного счета под отчет Р.А. Озерову на оплату проживания в гостинице;

Дебет 71 Кредит 55 субсчет "Специальный счет корпоративной карты"

1400 руб. - списаны средства со специального карточного счета под отчет Р.А. Озерову (суточные).

Утвержден авансовый отчет

После того как сотрудник подтвердит расходы и передаст в бухгалтерию утвержденный авансовый отчет по корпоративной карте с приложенными к нему документами, бухгалтер сделает следующие проводки:

Дебет 44 Кредит 71

22 000 руб. (15 000 руб. + 5600 руб. + 1400 руб.) - списаны на расходы командировочные траты работника (проезд, проживание, суточные).

После этой записи счет 71 автоматически закроется, а остаток по счету 55 субсчету "Специальный счет корпоративной карты" будет соответствовать не использованной работником сумме - 28 000 руб. (50 000 руб. - 22 000 руб.).

Если работник не представит в срок авансовый отчет с подтверждающими документами, нужно сделать проводку:

Дебет "Недостачи и потери от порчи ценностей" Кредит 71

Своевременно не возвращенная сумма отнесена в состав недостач и потерь от порчи ценностей.

Когда компания установит вину работника и сумму причиненного им ущерба, бухгалтеру нужно сделать проводку:

Дебет 73 Кредит 94

Отражена задолженность виновного работника по возмещению недостачи.

После того как деньги будут внесены им наличными в кассу, бухгалтер сделает проводку:

Дебет 50 Кредит 73

Возмещена недостача наличными в кассу.

В каком случае нужно использовать счет 57 "Переводы в пути"

Выписки из банка по счетам могут поступать не каждый день. В некоторых случаях о движении денег на карте бухгалтер может раньше узнать из авансового отчета работника.

Подотчетные лица должны сохранять и прилагать к авансовому отчету не только первичные учетные документы, но и квитанции банкоматов и терминалов о снятии или взносе наличных денег.

В ситуации, когда выписки еще нет, а авансовый отчет уже утвержден, движение денег целесообразно отражать с использованием счета 57 "Переводы в пути". То есть на основании авансового отчета делаем следующие записи:

Дебет 71 Кредит 57

Выданы деньги под отчет.

Дебет 57 Кредит 71

Внесены деньги подотчетным лицом для зачисления на корпоративную банковскую карту.

После получения выписки счет 57 закрываем:

Отражено списание денежных средств со счета;

Дебет 55 субсчет "Специальный счет корпоративной карты" Кредит 57

Отражено поступление денежных средств на счет корпоративной карты.

Задолженность подотчетного лица списываем на основании утвержденного руководителем авансового отчета.

В зависимости от вида расходов выбираем дебетуемый счет, а корреспондирующим всегда будет счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами":

Дебет 20 (10, 26, 44, 60) Кредит 71

Списаны расходы подотчетного лица.

2. 12 мая 2014 года бухгалтерия ЗАО "Сладости Востока" перечислила на корпоративную карту В.С. Ватрушкина 100 000 руб.

13 мая 2014 года В.С. Ватрушкин приобрел товары для нужд компании в пункте розничной торговли стоимостью 85 000 руб. (в том числе НДС - 12 966,10 руб.). В этот же день он снял наличные - 1000 руб. Но деньги ему не понадобились. Утром следующего дня работник внес их обратно на карту через терминал банкомата.

14 мая 2014 года В.С. Ватрушкин представил в бухгалтерию авансовый отчет с подтверждающими документами:

счет, счет-фактура и товарная накладная на приобретенные товары;

квитанция банкомата о снятии наличных;

квитанция банкомата о зачислении наличных на корпоративную карту.

Как отразить операции в бухгалтерском учете?

Решение. В бухгалтерском учете компании указанные операции по приобретению товара будут отражены следующим образом.

Утвержден авансовый отчет

Дебет 41 Кредит 71

72 033,90 руб. (85 000 руб. - 12 966,10 руб.) - принят к учету товар на основании авансового отчета и товарной накладной;

Дебет 19 Кредит 71

12 966,10 руб. - отражен НДС, предъявленный поставщиком (счет-фактура);

Дебет 71 Кредит 57

1000 руб. - сняты наличные подотчетным лицом со счета корпоративной карты;

Дебет 57 Кредит 71

1000 руб. - внесены подотчетным лицом наличные на карту.

В результате этих записей сформировалось кредитовое сальдо

по счету 71 в сумме 85 000 руб.;

Дебет 68 Кредит 19

12 966,10 руб. - поставлен к вычету НДС по приобретенному товару.

До получения банковской выписки бухгалтер сделает следующие записи:

Дебет 71 Кредит 57

85 000 руб. - отражена дебиторская задолженность подотчетного лица, которая в этот момент не подтверждена выпиской банка по специальному карточному счету компании.

Записи после получения банковской выписки

Дебет 57 Кредит 55 субсчет "Специальный счет корпоративной карты"

85 000 руб. - списаны денежные средства со специального карточного счета на оплату товаров;

Дебет 57 Кредит 55

1000 руб. - сняты наличные денежные средства с корпоративной карты;

Дебет 55 Кредит 57

1000 руб. - внесены наличные денежные средства на карту.

Остатки по счетам

После этих записей счет 71 автоматически закроется, как и счет 57, а остаток по счету 55 субсчету "Специальный счет корпоративной карты" будет соответствовать неиспользованной работником сумме - 15 000 руб. (100 000 руб. - 85 000 руб. - 1000 руб. + 1000 руб.).

НДФЛ с сумм, перечисленных на корпоративные карты

Деньги, перечисленные на корпоративные карты, являются подотчетными средствами. Их можно использовать для оплаты товаров (работ, услуг), которые производятся в интересах компании (покупателя, заказчика).

Денежные средства на корпоративных картах принадлежат компании, а не работникам (постановление ФАС Северо-Западного округа от 18.07.2011 N А05-11476/2010).

Следовательно, у подотчетного лица не возникает экономической выгоды и полученные им суммы не признаются объектом налогообложения НДФЛ (ст. 41 и п. 1 ст. 209 НК РФ). Такие суммы являются задолженностью подотчетного лица перед компанией.

Компании, как и обычные граждане могут оплачивать свои расходы с помощью банковских карт. Однако, несмотря на все удобство такой схемы, есть некоторые сложности в оформлении и учете данных расходов. Их и попытаемся рассмотреть.

Стас Белый, Клерк.Ру

Для того, чтобы оформить платежную карту на фирму нужно заключить договор с банком. Большинство кредитных организация предоставляют такие услуги. Однако, если договор с банком заключает организация (клиент), то держателем банковской карты является физическое лицо, выступающее в роли уполномоченного представителя фирмы. Это может быть как директор компании, так и любой другой человек. Именно его имя, а не название фирмы, будет указано на карте.

Юридические лица могут открывать на своих сотрудников два основных вида карт. Первая – расчетная карта, она предназначена для совершения операций ее держателем в пределах установленной банком суммы денежных средств, расчеты по которым осуществляются за счет денег компании, находящихся на ее банковском счете. Вторая карта – кредитная. Расчеты по таким картам осуществляются за счет денежных средств, предоставленных банком в установленного лимита в соответствии с условиями кредитного договора.

Таким образом, эти два вида банковских карт отличаются друг от друга тем, что в первом случае организация для получения расчетной банковской карты должна заранее перечислить денежные средства на уже открытый банковский счет или открыть специальный карточный счет в банке. Во втором случае банк фактически предоставляет организации кредит.

Клиенты (т.е. фирмы) заключают договор с кредитной организацией, в котором определяются конкретные условия предоставления денежных средств для расчетов по операциям, совершаемым с использованием расчетных карт, кредитных карт, порядок возврата предоставленных денежных средств, а также начисления и уплаты процентов по указанным денежным средствам.

Держатель карты, уполномоченный компанией, может совершать операции с использованием нескольких расчетных и кредитных карт, выданных одним банком. По нескольким счетам клиентов могут совершаться операции с использованием одной расчетной карты или кредитной карты, выданной кредитной организацией - эмитентом лицу, уполномоченному клиентом. Все это должно быть предусмотрено в договоре обслуживания с банком.

Кредитная карта оформляется непосредственно на физическое лицо - держателя карты, которые могут могут осуществлять с использованием расчетных и кредитных карт следующие операции:

Получение наличных денежных средств;

Оплата расходов, связанных с хозяйственной деятельностью, в том числе с оплатой командировочных и представительских расходов, на территории Российской Федерации;

Получение наличных денежных средств в иностранной валюте за пределами территории России;

Оплата командировочных и представительских расходов в иностранной валюте за пределами территории РФ.

Кстати, чаще всего фирмы используют банковские карты для оплаты именно представительских и командировочных расходов.

Большой плюс таких операций состоит в том, что на оплату товаров, работ, услуг между организациями не распространяется предел наличных расчетов - 60 тысяч рублей. Ведь этот лимит действует только на наличные расчеты. А оплата товаров, работ или услуг посредством банковской карты «является инструментом безналичных расчетов».

В учете

Основанием для составления расчетных и иных документов для отражения сумм операций, совершаемых с использованием платежных карт, в бухгалтерском учете является реестр платежей или электронный журнал. И тот и другой документ выдает банк, причем реестр обычно выдается на бумаге, а журнал в электронном виде

Списание или зачисление денежных средств по карточным операциям осуществляется обычно не позднее рабочего дня, следующего за днем поступления в банк реестра платежей или электронного журнала из единого расчетного центра. В последствии эти документы могут быть получены фирмой.

Это важно!
Об оформлении карты фирма должна сообщить в налоговую инспекцию. Также как и об открытии любого другого счета, компания должна уведомить налоговиков в десятидневный срок. Нарушение этого срока влечет взыскание штрафа в размере пяти тысяч рублей (пункт 1 статьи 118 НК РФ).

Перечисление средств на карточные счета нужно отражать в учете следующим образом:

Д 55 субсчет «Специальный карточный счет» К 51 «Расчетный счет»
Перечислены денежные средства на банковский карточный счет с расчетного счета

Д 55 субсчет «Специальный карточный счет» К 52 «Валютный счет»
Перечислены денежные средства на банковский карточный счет с валютного счета

Сумма вознаграждения, которую банк взимает за обслуживание специального карточного счета, является в бухгалтерском учете операционными расходами и учитывается по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие расходы».

В бухгалтерском учете организации при оплате услуг банка оформляется следующая проводка:

Оплачены услуги банка

Однако сложнее всего организовать аналитический учет по субсчету «Специальный карточный счет». Ведь учет по данному субсчету должен быть организован в разрезе конкретных карточных счетов, открытых в том или ином банке. Кроме того, на аналитический учет существенно влияют условия выпуска и использования банковских карт, предлагаемых банком.

Так, например, при заключении договора банк может выдвигать условие о наличии на счете организации неснижаемого остатка (страхового депозита, который может быть использован для расчетов в исключительных случаях на покрытие превышения платежного лимита). В этом случае целесообразно использовать субсчета второго порядка «Специальный карточный счет - неснижаемый остаток» и «Специальный карточный счет - платежный лимит».

Если к специальному карточному счету открыто несколько карт, то любой держатель может осуществлять операции с их использованием в пределах общего платежного лимита. В этом случае аналитический учет держателей карты не обязателен до момента выдачи денежных средств подотчетному лицу.

Если каждой расчетной карте соответствует отдельный карточный счет, то при перечислении денежных средств на специальный карточный счет в банк передается специальная ведомость, содержащая данные держателей и номера карт, а также суммы, подлежащие зачислению на каждую банковскую карту. В этом случае аналитический учет ведется в разрезе держателей выпущенных карт.

При открытии банковской карты в валюте необходимо иметь в виду, что в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» ПБУ 3/2000, утвержденным Приказом Минфина Российской Федерации от 10 января 2000 года №2н «Об утверждении положения по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» ПБУ 3/2000» (далее ПБУ 3/2000), иностранная валюта, находящаяся на специальном карточном счете, должна переоцениваться на дату совершения операции и на дату составления бухгалтерской отчетности.

Возникающие курсовые разницы учитываются для целей бухгалтерского и налогового учета; причем в обоих видах учета суммы курсовых разниц считаются внереализационными доходами (расходами). В бухгалтерском учете курсовые разницы относятся на финансовые результаты и отражаются по счету 91 «Прочие доходы и расходы»:

Д 55 субсчет «Специальный карточный счет» К 91 субсчет «Прочие доходы»
Отражена сумма положительной курсовой разницы

Д 91 субсчет «Прочие расходы» К 55 субсчет «Специальный карточный счет»
Отражена сумма отрицательной курсовой разницы

Под отчет

Деньги, списанные со счета юридического лица, считаются выданными под отчет держателю банковской карты. Кроме того, держатель карты может использовать платежную карту и непосредственно для снятия наличных денег. В этом случае работник должен предоставлять авансовые отчеты и подтверждающие затраты документы. Если он этого не сделал, а выписка банка свидетельствует о том, что с карточного счета произведено снятие наличных денег, бухгалтер организации отражает задолженность работника организации следующим образом:

Д 73 «Расчеты с персоналом» К 55 субсчет «Специальный карточный счет»
Отражено списание наличных денег со специального карточного счета не подтвержденное первичными документами

При получении авансового отчета, осуществленные расходы (связанные с производственной деятельностью организации) отражаются в общем порядке. Если же произведенные работником организации расходы не связаны с производственной деятельностью организации, то последний обязан их возместить. Возмещение работником указанных сумм может быть произведено двумя путями: либо работник организации вносит наличные денежные средства в кассу организации, либо организация сумму ущерба удерживает из заработной платы работника.

Бухгалтерский учет по корпоративной карте не такой сложный, как кажется изначально. Для опытных бухгалтеров не составляет никакой сложности в отражении операций. Как правило, сложность возникает при составлении отчета по корпоративной карте самого работника, на которого она была выпушена.

Общие понятия корпоративной карты

Корпоративная карта – это расчетно банковская карта, которая принадлежит самому предприятию и привязана к его расчетному счету, но при этом выдается работнику предприятия. Корпоративная карта предназначена для оплаты расходов, которые связаны с хозяйственной или основной деятельностью предприятия. К оплате по корпоративной карте можно отнести оплату накладных, представительских расходов, а так же транспортных и командировочных, а так возможность получать наличные средства для расчета с контрагентами.

Важно!!! Корпоративная карта не может быть использована для выплаты заработной платы и иных выплат социального характера.

Их выше сказанного можно сделать вывод, то, что корпоративная карта представляет собой аналог выданных средств в подотчет.

Корпоративная карта может быть выдана как дебетовая, так кредитная.

Для выпуска корпоративной карты предприятию необходимо обратиться в обслуживающий банк и заключить договор о выпуске и обслуживания корпоративных карт, где будут отражены все сведения о сотрудниках, которые будут пользоваться корпоративными картами. Вместе с договором необходимо приложить заявления сотрудников и необходимо сразу на них оформить доверенность от самой организации. В обязательном порядке в течение семи дней после открытия корпоративной карты необходимо уведомить налоговую инспекцию. За нарушение данного требования предусмотрены штрафные санкции в размере 5000 рублей согласно статьи 118 НК РФ.

Классификация корпоративных карт

Корпоративные карты можно разделить на два вида:

Дебетовая (расчетная) корпоративная карта – на данной карте находятся денежные средства, которые принадлежат самому предприятию и оплата производиться с расчетного счета организации или за счет овердрафта.
Кредитная корпоративная карта – на данную карту предоставляются заемные денежные средства, которые предоставляются кредитной организацией.

Особенности операции

Поступление денежных средств на корпоративную карту производиться безналичным путем с основного расчетного счета предприятия. Для этого необходимо составить платежное поручение и направить в банк для исполнения.

Расход денежных средств производиться только с использованием корпоративной карты. Это могут быть как безналичные операции, например, оплата производиться по терминалу, или выдача в наличной форме, то есть снятие денежных средств в банкомате для оплаты расходов связанных с хозяйственной деятельностью предприятия.

На корпоративные карты не распространяются установленные лимиты ЦБ для расчетов наличными средствами. Между тем банковские организации, руководствуясь рекомендациями Центробанка, могут устанавливать предел выдачи. К примеру, по корпоративной карте Сбербанка максимальная сумма 100 тыс. руб./сутки.

Преимущество корпоративной карты

Корпоративная карта позволяет руководителю предприятия куда, когда и на что потрачены денежные средства предприятия сотрудником. Поэтому рассмотрим какие имеет корпоративная карта преимущества:

Производиться контроль за расходованием средств сотрудниками. Во-первых все операции проводимые сотрудником отражаются на расчетном счете предприятия. И во-вторых, формируется отчет по корпоративной карте, в котором отражены все расходы, которые были проведены за конкретный период.
Возможность воспользоваться денежными средствами предприятия в любое время не привязываясь к работе кредитной организации, в которой открыт расчетный счет. То есть доступ к денежным средствам круглосуточный.
Возможность оперативно заблокировать корпоративную карту, если возникли какие-то проблемы.
Имеется возможность воспользоваться денежными средствами во время заграничной командировке. В данном случае не необходимости приобретать иностранную валюту при выезде из РФ. Так же в данном случае бухгалтер может в любое время пополнить корпоративную карту, в случае если у работника закончились денежные средства во время заграничной командировки.
Экономиться очень сильно время при бронировании билетов и оплате билетов и номеров в гостинице.

Составление внутренних документов

После выбора корпоративных карт и заключения соглашения с банком, необходимо разработать локальные акты компании, регулирующие бухгалтерский учет корпоративных карт и контроль за деньгами.

Для осуществления учета и контроля за движением корпоративной карты и средств на карточных счетах необходимо:

Внести соответствующие элементы в учетную политику экономического субъекта;
Разработать соответствующий регламент или положение в виде самостоятельного приложения к учетной политике.

Оптимально составить внутренний документ, определяющий правила пользования электронными платежными средствами. В него хорошо включить:

Виды расходов средств;
Лимит по операциям, а именно безналичные расчеты, наличные расчеты, ограничения в день, месяц;
Сроки предоставления отчета за использование средств;
Какие документы необходимо приложить в отчету по использованию денежных средств;
ответственность и порядок взыскания средств, если подотчетное лицо не отчиталось вовремя.

Вместо отдельного акта, можно включить правила по корпоративным картам в другие локальные документы, например, в положения по предприятию о регулировании оплаты командировок, выдачи денег в подотчет, сдачу авансовых отчетов.

Список сотрудников, имеющих право пользоваться корпоративными картами, определяется приказом или распоряжением руководителя. С работниками желательно подписать договоры о полной материальной ответственности. В этом случае работодатель сможет взыскать с работников недостающие средства по карте в полном объеме (ст. 242 ТК РФ). При отсутствии договора максимальная сумма ущерба, подлежащего возмещению, не может превышать среднюю зарплату за месяц (ст. 241 ТК РФ).

Бухгалтерский учет операций по корпоративной карте

В бухучете операции по картам отражаются с применением счетов 55 «Специальные счета в банках» и 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Типовые операции представлены в таблице:

Дт	Кт	Содержание	Примечание
55	51	Пополнение корпоративной карты	Счет 55 ведется в аналитике по каждому карточному счету
55	66	Использование кредитных средств банка	Для кредитной карты и овердрафта
91	55	Списана оплата услуг или комиссия банка по карте
71	55	Сотрудником оплачены расходы картой по безналу. Сотрудником получены наличные по карте	Проводка выполняется в том случае, если у бухгалтерии есть средства оперативного контроля за движениями по карте, например интернет-банк
25, 26, 44, 60, 76	71	Отражен отчет сотрудника по израсходованным суммам	Проводка делается на дату принятия отчета
71	57	Отражен факт использования сотрудником карты для оплаты расходов	В случае если нет оперативного контроля. Информация о том, что на данные расходы потрачены средства карты, поступила от работника (отражена в отчете)
57	55	Отражено использование картсредств по отчету банка и отчету работника	На дату получения отчета банка
91	66	Начислены проценты за пользование кредитными средствами	Для кредитных карт и овердрафта
66	55	Погашен кредит по кредитной карте	Обычно в сумме предъявляемого банком обязательного платежа по карте

Часто задаваемые вопросы

Вопрос № 1 В какие сроки сотрудник должен отчитаться перед бухгалтерией за использованные денежные средства?

Ответ: Сотрудник отчитывается перед бухгалтерией в тот срок, который указан в специально разработанном положение по корпоративным картам.

Вопрос №2 Может ли руководитель предприятия потребовать с работника ущерб за нецелевое использование денежных средств?

Ответ: Да, может, только при этом необходимо соблюдать ряд условий, а именно: размер ущерба можно оценить, доказать, необходимо оформить приказ на удержание ущерба с заработной платы не позднее месяца с момента установления ущерба, размер производимого удержания соответствуют нормам согласно законодательству, а так же работник не оспаривает удержание.

Компания планирует заключить договор с банком на выдачу именных корпоративных карт. Как отразить учет в БУ и НУ? Какие используются нормативные акты?

Вопрос: Компания планирует заключить договор с банком на выдачу именных корпоративных карт для расчетов в командировке за проезд, проживание и прочие расходы. Как организовать учет корпоративных карт? Какими документами должны быть подтверждены расходы по картам? Как отразить учет в БУ и НУ? Какими нормативными актами компания должна закрепить использование карт?

Ответ: Ниже приведена подборка материала по интересующим Вас вопросам. В частности рассмотрен вопросу по отражению в бухучете, в налоговом учете. Вопросы документального оформления произведенных расходов - то есть авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих понесенные расходы. А также ниже рассмотрен порядок выдачи карт, их учета и контроля

Корпоративные карты: учет, расчеты и документы

Компании все чаще используют корпоративные карты вместо того, чтобы снимать наличные по чекам. Это удобно: не надо каждый раз ездить в банк за деньгами, и сотрудник может получить доступ к средствам в нужное время. Также снижается риск потери или кражи денег во время перевозки.

Поэтому, если вы еще используете чековые книжки, подумайте, может, стоит перейти на пластик? Сегодня я расскажу, с чего начать работу с картами и как организовать ее.

Какие бывают виды карт

Есть два типа корпоративных карт - дебетовые и кредитные. Расчеты по дебетовой карте ведутся только за счет собственных средств компании. На кредитной карте наличие собственных денег не обязательно. Банк даст средства в долг в пределах заранее оговоренного лимита.

Карту можно открыть к действующему расчетному счету или к специальному карточному, отделив нужную сумму от основных денег. А если вы боитесь, что сотрудник потратит лишние деньги, то лучше открыть отдельный счет. Но и привязка к расчетному счету может быть безопасной, если установить лимиты, сверх которых сотрудник не сможет снять деньги.

ФОРМЫ ДОКУМЕНТОВ

Бланки нужных документов вы можете посмотреть и скачать. Чтобы войти в раздел «Формы» , выберите соответствующую кнопку вверху главной страницы сайта.

Большое распространение получили кэш-карты. Они являются разновидностью дебетовых карт. Функционал у них тот же: можно оплатить покупки, снять деньги с расчетного счета и пополнить его. Но кэш-карту банк откроет только к расчетному счету. Как правило, ее используют компании, которые торгуют в розницу, чтобы кассир в конце дня мог внести наличную выручку на банковский счет.

Когда вы определились с видом карт, можно заключать договор о выпуске и обслуживании. У каждого банка свои тарифы, условия и список документов.

Вам же на данном этапе надо выбрать сотрудников, которые получат карты и будут их использовать. К этому вопросу подойдите со всей серьезностью. Сотрудники не смогут передавать друг другу пластик для оплаты. Такой запрет банки прописывают в договоре. К тому же ответственность за сохранность карты и операции по ней несет тот, на кого она оформлена. А если у карты будет несколько пользователей, это опасно. Компания не сможет взыскать перерасход по карте, так как не найдет инициатора операции.

К слову, об ответственности перед компанией сотрудников - держателей карт. Работник несет ответственность за недостачу в пределах своего месячного заработка. Об этом написано в статье 241 ТК РФ. С некоторыми сотрудниками компания заключает договор о полной материальной ответственности. Перечень таких должностей можно найти в постановлении Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85 .

Если с работником заключен договор о полной материальной ответственности, то с него можно взыскать всю сумму ущерба (ст. 242 ТК РФ).

Что прописать в регламенте по работе с картами

Когда вы получите карты, не спешите раздавать их сотрудникам. Сначала объясните правила работы с пластиком. Для этого составьте регламент и ознакомьте с ним сотрудников под подпись (см. образец ниже. - Примеч. ред.). Документ поможет контролировать карты и учитывать операции по ним.

Итоговый вариант регламента у каждой компании будет свой. Но важно описать следующие ключевые моменты:

Ф.И.О. и должности сотрудников - держателей карт;

Какие операции можно совершать по карте (оплата или снятие наличных);

На что можно тратить деньги (хозяйственная деятельность, командировочные и представительские расходы);

Лимит (общий или индивидуальный для каждого расхода);

Срок, в течение которого сотрудник должен отчитаться, и документы, подтверждающие расходы;

Порядок действий на случай, если сотрудник вдруг потеряет корпоративную карту;

Ответственность за соблюдение регламента и порядок взыскания ущерба с работника.

Чтобы фиксировать выдачу и возврат карт, заведите журнал учета (см. образец ниже. - Примеч. ред.), специальную ведомость или акт. В документе укажите: Ф.И.О. и должность работника, реквизиты карты, дату выдачи, подпись сотрудника за то, что он получил пластик, и отметку о возврате.

В реквизитах карты не указывайте секретный код CVV/CVC - три цифры, которые находятся на обороте. Это небезопасно. Именно этот код держатель карты вводит, чтобы подтвердить свои права, оплачивая покупку через интернет.

Снятие денег или оплата корпоративной картой приравниваются к выдаче подотчетных. А значит, сотрудник должен подтвердить свои расходы авансовым отчетом.

При этом вовсе не обязательно, чтобы работник отчитался в течение трех дней после того, как истекло время, на которое выданы деньги. Этот срок действует при расчете наличными. Его установил Центробанк в пункте 6.3 Указаний № 3210-У о порядке ведения кассовых операций. Расчеты корпоративными картами - безналичные. На них указания ЦБ РФ не распространяются.

Этот же принцип можно применить и к другим правилам. Компания не может выдавать наличные подотчетные сотруднику, который не отчитался по прежним суммам. Это правило также из пункта 6.3 Указаний № 3210-У. Получается, что работнику, который в срок не отчитался по корпоративной карте, выдать деньги можно.

Подотчетные наличными компания выдает по заявлению сотрудника. А если работник будет платить за покупки картой, можно обойтись без заявления. Только не путайте это с ситуацией, когда подотчетные перечисляют на личную карту работника. Тут заявление необходимо. Минфин России указал на это в письме от 25 августа 2014 г. № 03-11-11/42288 .

Правда, инспекторы на местах думают иначе. При проверке они могут оштрафовать компанию, которая использует корпоративные карты, но не соблюдает порядок кассовых операций из Указаний Центробанка № 3210-У .

Штрафы можно оспорить в суде. Есть решения в пользу компаний: постановления Третьего арбитражного апелляционного суда от 30 января 2013 г. по делу № А33-15574/2012 и Седьмого арбитражного апелляционного суда от 20 декабря 2012 г. по делу № А03-6142/2012 .

Как отразить операции по карте в учете

Итак, вы получили карты. Надо ли отражать сам пластик на счетах учета? Есть две точки зрения.

Согласно первой, карты отражать на счетах не нужно.

Сторонники второй точки зрения считают, что карты надо отражать на счете 002 « Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение» по символической оценке. Например, 1 руб. Эта точка зрения вполне логична. Карта - это собственность банка. Об этом написано на ее оборотной стороне. Иногда банк даже прописывает в договоре условие о возврате карты с истекшим сроком действия. Правда, обычно клиенты карты не возвращают, ну, а банкиры не настаивают.

Расходы на выпуск и обслуживание корпоративных карт можно учесть при расчете налога на прибыль и единого налога при упрощенке (подп. 15 п. 1 ст. 265 , подп. 9 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Расчеты по корпоративной карте показывайте на счете 55 «Специальные счета в банках» субсчет «Корпоративные карты». Пластик привязан к расчетному, а не к отдельному карточному счету? Тогда используйте счет 51 .

Допустим, сотрудник снял сумму с корпоративной карты. Покажите это проводкой:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 субсчет «Корпоративная карта № …»
- выданы деньги под отчет с карточного счета.

А если карта привязана к расчетному счету, то записью по дебету счета 71 и кредиту счета 51 субсчет «Корпоративная карта № …».

Деньги, которые сотрудник снимает с банковской карты, не надо приходовать в кассу. Ведь они через нее не проходят. Сразу относите суммы в дебет счета 71 .

Если у вас нет ежедневного доступа к данным о движении денег, возможно, о снятии денег вы быстрее узнаете от сотрудников, а не от банка. В этом случае поступайте следующим образом. Когда сотрудник принесет авансовый отчет с квитанцией, сделайте проводки:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 57
- сняты деньги со счета и выданы под отчет;

ДЕБЕТ 20 (26, 44) КРЕДИТ 71
- отражены расходы на основании авансового отчета.

А когда получите банковские выписки, то спишите деньги со счета и учтите комиссию банка:

ДЕБЕТ 57 КРЕДИТ 55 (51)
- списаны деньги со счета;

ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 55 (51)
- учтена в расходах комиссия банка.

Если карта дебетовая, используйте проводки, которые мы рассмотрели выше. Когда используете кредитную карту, то записи ведите на счете 66 . Посмотрим на примере.

Допустим, сотрудник оплатил корпоративной картой расходы на сумму 15 тыс. руб. В конце месяца компания свой долг перед банком погасила и перечислила проценты в сумме 750 руб. Проводки:

ДЕБЕТ 55 КРЕДИТ 66
- 15 000 руб. - получены кредитные деньги;

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55
- 15 000 руб. - сняты с карты средства на оплату хозяйственных расходов;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 71
- 15 000 руб. - отражены расходы на основании авансового отчета сотрудника;

ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 66
- 750 руб. - учтены в расходах проценты за пользование заемными средствами;

ДЕБЕТ 66 КРЕДИТ 51
- 15 750 руб. - оплачен долг и проценты по нему.

Как учесть при налогообложении командировочные расходы, оплаченные с помощью банковских карт. Организация применяет общую систему налогообложения

Для оплаты командировочных расходов сотруднику можно выдать пластиковую банковскую карту. При расчете налога на прибыль командировочные расходы, оплаченные при помощи банковской карты, учитывайте в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Расходы на открытие и использование карт

Как учесть при расчете налога на прибыль расходы, связанные с открытием банковских карт для оплаты командировок

Операции по открытию и использованию банковских карт, выданных сотрудникам для командировок, сопровождаются расходами в виде комиссии банка. При расчете налога на прибыль сумму комиссии включите в состав прочих расходов (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Пример, как учесть операции по открытию и обслуживанию банковских карт для оплаты командировочных расходов. Организация применяет общую систему налогообложения

Менеджер ООО «Альфа» А.С. Кондратьев был направлен в командировку за границу. 16 апреля 2015 года организация перевела 35 000 руб. на рублевую корпоративную банковскую карту.

17 апреля Кондратьев снял за границей через банкомат 400 евро для оплаты услуг гостиницы. При получении валюты по корпоративной карте со счета организации был списан рублевый эквивалент, пересчитанный по курсу 53,15 руб. за евро.

Кондратьев вернулся из командировки 28 апреля. 30 апреля он представил в бухгалтерию авансовый отчет, к которому приложил справку банка о движении денежных средств на счете. Также 30 апреля за обслуживание корпоративного карточного счета банк удержал комиссию в размере 500 руб.

Бухгалтер организации сделал в учете следующие записи.

Дебет 55 Кредит 51
- 35 000 руб. - перечислены деньги на карточный счет;

Дебет 71 Кредит 55
- 35 000 руб. - отражена выдача денег под отчет.

Дебет 26 Кредит 71
- 21 260 руб. (400 EUR х 53,15 руб./EUR) - учтена плата за гостиницу;

Дебет 91-2 Кредит 55
- 500 руб. - удержано банком вознаграждение за обслуживание карточного счета.

При расчете аванса по налогу на прибыль за апрель бухгалтер «Альфы» включил в состав командировочных расходов плату за гостиницу (21 260 руб.), а в группу расходов на услуги банков в составе прочих расходов - комиссию банку (500 руб.).

Расходы на конвертацию валюты

Как при расчете налога на прибыль учесть комиссию банка за конвертацию валюты при использовании сотрудником в зарубежной командировке банковской карты

При оплате банковской картой товаров, работ, услуг в командировке за границей банк может взимать комиссию за конвертацию (конверсию) валюты. При расчете налога на прибыль сумму такой комиссии включите в состав прочих расходов (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Как подтвердить расходы

При налогообложении прибыли разрешено учитывать только экономически обоснованные и документально подтвержденные расходы (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Чем подтвердить оплату командировочных расходов при использовании банковской карты

Вернувшись из командировки, сотрудник должен приложить к авансовому отчету оригиналы всех документов, связанных с использованием банковской карты (например, квитанции банкоматов, слипов). В них обязательно должна быть указана фамилия держателя банковской карты. Такой же порядок действует, если сотрудник использовал для оплаты личную банковскую карту (письмо Минфина России от 6 апреля 2015 г. № 03-03-06/2/19106).

Предположим, сотрудник в загранкомандировке расплатился банковской картой, которая номинирована в рублях. При этом сам платеж прошел в иностранной валюте. Тогда затраты организации на командировочные расходы следует определять исходя из истраченной суммы валюты согласно первичным документам по курсу обмена, действовавшему на момент проведения платежа. Курс обмена может быть подтвержден справкой о движении денежных средств на счете, заверенной банком (письмо Минфина России от 10 июля 2015 г. № 03-03-06/39749). Это правило актуально как при методе начисления, так и при кассовом методе.

Пример учета при расчете налога на прибыль расходов в валюте во время загранкомандировки, оплаченных рублевой картой

Менеджер ООО «Альфа» А.С. Кондратьев был направлен в командировку за границу. 20 июля 2015 года организация перевела 35 000 руб. на рублевую корпоративную банковскую карту.

28 июля Кондратьев представил авансовый отчет. К нему были приложены счет из гостиницы на сумму 400 евро и справка о движении денежных средств на счете, заверенная банком. При расчете аванса по налогу на прибыль за девять месяцев 2015 года была учтена сумма 25 960 руб.

А если командированный сотрудник не может подтвердить курс конвертации рублей в иностранную валюту в связи с отсутствием первичного документа по обмену? Тогда сумму расходов в валюте можно сопоставить с подотчетной суммой в рублях, выданной в авансе, по официальному курсу Банка России на дату выдачи. Объяснение такое. В случае перечисления аванса на оплату расходов в валюте такие расходы пересчитываются по официальному курсу Банка России на дату перечисления денег. Это предусмотрено пунктом 10 статьи 272 Налогового кодекса РФ. Такие разъяснения приведены в письме Минфина России от 3 сентября 2015 г. № 03-03-07/50836 .

Если же организация применяет кассовый метод и справки о движении средств по счету нет, для пересчета потраченных сумм валюты в рубли используйте официальный курс Банка России на дату выдачи денег. Расходы же признавайте на дату утверждения авансового отчета. Это следует из пункта 3 статьи 273 Налогового кодекса РФ.

Пример, как учесть при расчете налога на прибыль расходы на конвертацию валюты при загранкомандировке. Документ об обмене валюты отсутствует

Менеджер ООО «Альфа» А.С. Кондратьев был направлен в командировку за границу. 20 июля организация перевела 35 000 руб. на рублевую корпоративную банковскую карту. Курс Банка России на дату перечисления денег - 62,90 руб. за евро (условно).

24 июля Кондратьев расплатился данной картой за гостиницу. Сумма платежа составила 400 евро. При списании валюты по корпоративной карте со счета организации был списан рублевый эквивалент, пересчитанный по курсу банка - 64,90 руб. за евро. Общая сумма платежа составила 25 960 руб. (400 EUR х 64,90 руб./EUR).

28 июля Кондратьев представил авансовый отчет. К нему были приложены счет из гостиницы на сумму 400 евро и справка о движении денежных средств на счете, заверенная банком. А вот документ об обмене валюты Кондратьев потерял. Поэтому бухгалтер расходы на проживание в гостинице сопоставил с подотчетной суммой в рублях, выданной в авансе, по официальному курсу Банка России на дату выдачи. При расчете аванса по налогу на прибыль за девять месяцев бухгалтер учел 25 160 руб. (400 EUR х 62,90 руб./EUR).

Бывает также, что расходы командированного оплачены с банковской карты другого человека. Тогда потраченные средства включите в состав налоговых затрат при условии, что деньги возвращены владельцу банковской карты. В этом случае (наряду с документами, подтверждающими понесенные во время командировки расходы) сотрудник должен дополнительно представить расписку держателя банковской карты. В ней должно быть указано, что командированный возместил ему соответствующие расходы (письмо ФНС России от 22 июня 2011 г. № ЕД-4-3/9876).

Бухгалтерский учет операций с корпоративными картами

Бухгалтерский учет в компании ведется в соответствии с рабочим планом счетов. Он разрабатывается на основе типового Плана счетов, утвержденного приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н . Об этом говорится в пунктах и Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н .

СПЕЦИАЛЬНЫЙ СЧЕТ ДЛЯ УЧЕТА ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ НА КОРПОРАТИВНОЙ КАРТЕ

Специальный карточный счет (СКС) — самостоятельный счет компании в банке, отдельный от ее расчетного счета.

Бухгалтерский учет всех операций по этому счету с применением корпоративных карт необходимо вести на синтетическом счете 55 «Специальные счета в банках».

Для более удобного учета операций по корпоративным картам к синтетическому счету открывают субсчет первого порядка «Специальный счеткорпоративной карты». Но на этом детализация объекта учета не останавливается.

Особые случаи — особые субсчета

Несколько карточных счетов. Если открыто несколько карточных счетов (по каждой корпоративной карте), то субсчет открывается по каждому карточному счету .

Записи в учетной политике

Рабочий план счетов, как правило, приводят в приложении к приказу об утверждении учетной политики. Образец такого приложения приведен ниже.

ЗАЧИСЛЕНИЕ СРЕДСТВ НА КОРПОРАТИВНУЮ КАРТУ

ДЕБЕТ 55 субсчет «Специальный счет корпоративной карты» КРЕДИТ 51

— перечислена сумма в рублях с основного расчетного счета компании на счет корпоративной карты.

СПИСАНИЕ СРЕДСТВ С КОРПОРАТИВНОЙ КАРТЫ ТОЖДЕСТВЕННО ИХ ВЫДАЧЕ ПОД ОТЧЕТ

На основании банковской выписки, содержащей информацию о реквизитах карты, бухгалтер делает запись по списанию денег. В данном случае списание — это выдача подотчетных сумм держателю карты: ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 субсчет «Специальный счет корпоративной карты» .

Подробнее о форме авансового отчета и его заполнении читайте в предыдущей статье

ПРИМЕР 1

ООО «Лунный камень» направляет инженера Р.А. Озерова в командировку с 13 по 14 мая 2014 года. Работнику выданакорпоративная карта.
12 мая 2014 года платежным поручением на карту переведено 50 000 руб.
В период командировки сотрудник:
— 13 мая 2014 года оплатил картой авиабилеты на сумму 15 000 руб.;
— 14 мая 2014 года заплатил за проживание в гостинице 5600 руб.;
— 14 мая 2014 года снял наличными 1400 руб. (причитающиеся ему суточные).

Решение

В бухгалтерском учете компании эти операции будут отражены следующим образом.
Зачисление денег на карту
При перечислении денег на специальный карточный счет (на корпоративную карту) 12 мая 2014 года бухгалтер компании сделает запись:
ДЕБЕТ 55 субсчет «Специальный счет корпоративной карты» КРЕДИТ 51
— 50 000 руб. — отражена сумма, перечисленная с расчетного счета компании на карточный счет.
Списание средств с карты
В бухгалтерском учете на основании выписки из банка по специальному карточному счету делаем записи:
13 мая 2014 года

— 15 000 руб. — списаны средства со специального карточного счета под отчет Р.А. Озерову на оплату авиабилетов;
14 мая 2014 года
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 субсчет «Специальный счет корпоративной карты»
— 5600 руб. — списаны средства со специального карточного счета под отчет Р.А. Озерову на оплату проживания в гостинице;
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 субсчет «Специальный счет корпоративной карты»
—1400 руб. — списаны средства со специального карточного счета под отчет Р.А. Озерову (суточные).
Утвержден авансовый отчет
После того как сотрудник подтвердит расходы и передаст в бухгалтерию утвержденный авансовый отчет по корпоративной карте с приложенными к нему документами, бухгалтер сделает следующие проводки:
ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 71
— 22 000 руб. (15 000 руб. + 5600 руб. + 1400 руб.) — списаны на расходы командировочные траты работника (проезд, проживание, суточные).
После этой записи счет 71 автоматически закроется, а остаток по счету 55 субсчету «Специальный счет корпоративной карты» будет соответствовать не использованной работником сумме — 28 000 руб. (50 000 руб. - 22 000 руб.).

Если работник не представит в срок авансовый отчет с подтверждающими документами, нужно сделать проводку:

ДЕБЕТ «Недостачи и потери от порчи ценностей» КРЕДИТ 71

— своевременно не возвращенная сумма отнесена в состав недостач и потерь от порчи ценностей.

Когда компания установит вину работника и сумму причиненного им ущерба, бухгалтеру нужно сделать проводку:

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 94

— отражена задолженность виновного работника по возмещению недостачи.

После того как деньги будут внесены им наличными в кассу, бухгалтер сделает проводку:

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 73

— возмещена недостача наличными в кассу.

В КАКОМ СЛУЧАЕ НУЖНО ИСПОЛЬЗОВАТЬ СЧЕТ 57 «ПЕРЕВОДЫ В ПУТИ»

В ситуации, когда выписки еще нет, а авансовый отчет уже утвержден, движение денег целесообразно отражать с использованием счета 57 «Переводы в пути». То есть на основании авансового отчета делаем следующие записи:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 57

— выданы деньги под отчет.

ДЕБЕТ 57 КРЕДИТ 71

— внесены деньги подотчетным лицом для зачисления на корпоративную банковскую карту.

После получения выписки счет 57 закрываем:

ДЕБЕТ 57 КРЕДИТ 55 субсчет «Специальный счет корпоративной карты»

— отражено списание денежных средств со счета;

ДЕБЕТ 55 субсчет «Специальный счет корпоративной карты» КРЕДИТ 57

— отражено поступление денежных средств на счет корпоративной карты.

Задолженность подотчетного лица списываем на основании утвержденного руководителем авансового отчета.

В зависимости от вида расходов выбираем дебетуемый счет, а корреспондирующим всегда будет счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»:

ДЕБЕТ 20 (10, 26, 44, 60) КРЕДИТ 71

— списаны расходы подотчетного лица.

ПРИМЕР 2

12 мая 2014 года бухгалтерия ЗАО «Сладости Востока» перечислила на корпоративную карту В.С. Ватрушкина 100 000 руб.
13 мая 2014 года В.С. Ватрушкин приобрел товары для нужд компании в пункте розничной торговли стоимостью 85 000 руб. (в том числе НДС — 12 966,10 руб.). В этот же день он снял наличные — 1000 руб. Но деньги ему не понадобились. Утром следующего дня работник внес их обратно на карту через терминал банкомата.
14 мая 2014 года В.С. Ватрушкин представил в бухгалтерию авансовый отчет с подтверждающими документами:
— счет, счет-фактура и товарная накладная на приобретенные товары;
— квитанция банкомата о снятии наличных;
— квитанция банкомата о зачислении наличных на корпоративную карту.
Как отразить операции в бухгалтерском учете?

Решение

В бухгалтерском учете компании указанные операции по приобретению товара будут отражены следующим образом.
Утвержден авансовый отчет
ДЕБЕТ 41 КРЕДИТ 71
— 72 033,90 руб. (85 000 руб. - 12 966,10 руб.) — принят к учету товар на основании авансового отчета и товарной накладной;
ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 71
— 12 966,10 руб. — отражен НДС, предъявленный поставщиком (счет-фактура);
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 57
— 1000 руб. — сняты наличные подотчетным лицом со счета корпоративной карты;
ДЕБЕТ 57 КРЕДИТ 71
— 1000 руб. — внесены подотчетным лицом наличные на карту. В результате этих записей сформировалось кредитовое сальдо по счету 71 в сумме 85 000 руб.;
ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 19
— 12 966,10 руб. — поставлен к вычету НДС по приобретенному товару. До получения банковской выписки бухгалтер сделает следующие записи:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 57
— 85 000 руб. — отражена дебиторская задолженность подотчетного лица, которая в этот момент не подтверждена выпиской банка по специальному карточному счету компании.
Записи после получения банковской выписки
ДЕБЕТ 57 КРЕДИТ 55 субсчет «Специальный счет корпоративной карты»
— 85 000 руб. — списаны денежные средства со специального карточного счета на оплату товаров;
ДЕБЕТ 57 КРЕДИТ 55
— 1000 руб. — сняты наличные денежные средства с корпоративной карты;
ДЕБЕТ 55 КРЕДИТ 57
— 1000 руб. — внесены наличные денежные средства на карту.
Остатки по счетам
После этих записей счет 71 автоматически закроется, как и счет 57, а остаток по счету 55 субсчету «Специальный счет корпоративнойкарты» будет соответствовать неиспользованной работником сумме — 15 000 руб. (100 000 руб. - 85 000 руб. - 1000 руб. + 1000 руб.).

НДФЛ С СУММ, ПЕРЕЧИСЛЕННЫХ НА КОРПОРАТИВНЫЕ КАРТЫ

Денежные средства на корпоративных картах принадлежат компании, а не работникам (постановление ФАС Северо-Западного округа от 18.07.2011 № А05-11476/2010).

Маленькие хитрости ловких работников

Многократное повторение операций по снятию и возврату одинаковых сумм по корпоративной карте без траты денег на цели, согласованные с работодателем, может свидетельствовать об использовании работником подотчетных сумм в личных целях.

В Положении об использовании корпоративных карт можно записать, что такие операции будут приравниваться к займу с соответствующим оформлением документов и уплатой процентов. В этом случае операции по снятию и взносу наличных будут отражаться с использованием счета 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам».

Отвечает Александр Сорокин,

заместитель начальника Управления оперативного контроля ФНС России

«ККТ нужно применять только в случаях, если продавец предоставляет покупателю, в том числе своим сотрудникам, отсрочку или рассрочку по оплате своих товаров, работ, услуг. Именно эти случаи, по мнению ФНС, относятся к предоставлению и погашению займа для оплаты товаров, работ, услуг. Если организация выдает денежный заем, получает возврат такого займа или сама получает и возвращает заем, кассу не применяйте. Когда именно нужно пробивать чек, смотрите в